Gérer les membres de votre organisation ArcGIS Online
Configurer les rôles personnalisés et les paramètres par défaut des nouveaux membres
Des stagiaires d’été rejoignent votre société et ont besoin de comptes ArcGIS Online pour réaliser leurs projets. Pour préparer le premier des groupes, vous allez configurer un rôle personnalisé afin que les stagiaires ne disposent que des privilèges dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Vous configurerez ensuite les paramètres par défaut des nouveaux membres pour ajouter rapidement les stagiaires à votre organisation. Les paramètres par défaut des nouveaux membres permettent de configurer les paramètres qui seront appliqués automatiquement aux membres qui rejoignent votre organisation et doivent inclure des autorisations ou licences largement applicables aux utilisateurs que vous prévoyez d’ajouter.
- Connectez-vous à votre organisation ArcGIS via votre compte d’administrateur.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Settings (Paramètres). Cliquez sur l’onglet Member roles (Rôles des membres).
La page Member roles (Rôles des membres) apparaît. Elle répertorie tous les rôles actuellement disponibles pour votre organisation et notamment les rôles par défaut et ceux qu’un autre administrateur ou vous-même avez configurés.
Vous allez créer un rôle personnalisé pour les stagiaires d’été.
- Dans la page Member roles (Rôles des membres), cliquez sur Create role (Créer un rôle).
La fenêtre Create role (Créer un rôle) apparaît.
- Dans la fenêtre Create role (Créer un rôle), pour Name (Nom), saisissez Stagiaire d’été - Publication.
Vous pouvez créer un rôle en utilisant un rôle existant comme point de départ ou en sélectionnant un modèle adapté aux besoins des membres. Les stagiaires travaillent sur divers projets, mais vous souhaitez les empêcher de créer des tuiles.
- Dans la section Role privileges (Privilèges du rôle), cliquez sur Set from existing role (Définir depuis le rôle existant).
- Dans la fenêtre, sélectionnez Publication, puis cliquez sur Import settings (Importer les paramètres).
Les privilèges associés au rôle Publication sont ajoutés. Vous personnalisez le rôle en ajoutant ou supprimant des privilèges.
- Sous General Privileges (Privilèges généraux), développez Content (Contenu) et désélectionnez Publish hosted tile layers (Publier des couches de tuiles hébergées), Publish hosted tiled imagery layers (Publier des couches d’imagerie tuilée hébergées) et Publish hosted dynamic imagery layers (Publier des couches d’imagerie dynamique hébergées).
- Pour Description (Description), saisissez ou collez Rôle de publication modifié pour le programme des stagiaires d’été.
- Cliquez sur Save (Enregistrer) pour enregistrer le rôle personnalisé.
Le rôle personnalisé Summer Intern (Stagiaire d’été) est à présent répertorié dans la page Member roles (Rôles des membres) et peut être octroyé aux utilisateurs.
Les rôles peuvent être octroyés lorsque vous ajoutez un membre à l’organisation ou ils peuvent l’être à des membres qui se trouvent déjà dans l’organisation. Vous allez maintenant définir les paramètres par défaut des nouveaux membres pour octroyer le rôle Summer Intern (Stagiaire d’été) et certaines des licences dont les stagiaires auront besoin pour effectuer leur travail.
- Cliquez sur New member defaults (Valeurs par défaut du nouveau membre).
- Dans le groupe User type and role (Type d’utilisateur et rôle), définissez User type (Type d’utilisateur) sur Creator (Creator) et Role (Rôle) sur Summer Intern Publisher (Stagiaire d’été - Publication).
- Pour Add-on licenses (Licences additionnelles), cliquez sur Manage add-on licenses (Gérer les licences additionnelles) et sélectionnez ArcGIS Pro Standard (ArcGIS Pro Standard). Cliquez sur Save (Enregistrer).
Vous pouvez également choisir de définir Member Categories (Catégories de membres) et l’appartenance à un groupe dans le cadre des New member defaults (Paramètres par défaut des nouveaux membres). Pour le moment, vous n’allez pas affecter ces paramètres car vous configurerez les catégories plus loin dans ce didacticiel pour trier les stagiaires d’été en fonction du service auquel ils sont affectés.
Vous allez maintenant ajouter le groupe des stagiaires.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Members (Membres) et sélectionnez Invite members (Inviter des membres).
La fenêtre Add members (Ajouter des membres) apparaît.
Pour ajouter ce groupe de stagiaires, vous allez utiliser l’option Add members without sending invitations Ajouter des membres sans envoyer d’invitations, qui permet de créer les comptes immédiatement mais nécessite que vous envoyez aux stagiaires leurs informations d’identification.
L’option Add members and notify them via email (Ajouter des membres et les avertir par courrier électronique) crée un compte mais ce dernier n’est pas activé tant que l’utilisateur n’a pas accepté l’invitation qui lui a été envoyée et configuré un mot de passe.
Enfin, l’option Invite members to join using an account of their choice (Inviter des membres à adhérer avec un compte de leur choix) permet aux utilisateurs de joindre un compte public ArcGIS existant à l’organisation, en ajoutant leur contenu et les éventuels autres enregistrements associés à l’utilisateur.
Remarque :
Pour pouvoir utiliser l’option Invite members to join using an account of their choice (Inviter des membres à adhérer avec un compte de leur choix), le compte d’un utilisateur ne doit pas être associé à une autre organisation et tout contenu ajouté à l’organisation ne peut pas être supprimé facilement par l’utilisateur si vous choisissez de séparer son compte de l’organisation ultérieurement.
- Dans la fenêtre Add members (Ajouter des membres), assurez-vous que l’option Add members without sending invitations (Ajouter des membres sans envoyer d’invitations) est sélectionnée, puis cliquez sur Next (Suivant).
- Cliquez sur New members from file (Nouveaux membres à partir d’un fichier).
- Téléchargez le fichier member_invite_csv dans votre dossier Downloads (Téléchargements). Faites-le glisser ou utilisez le bouton Browse (Parcourir) pour charger le fichier member_invite_csv.
Remarque :
Le fichier member_invite_csv file est une version prérenseignée du modèle que vous pouvez télécharger à partir de la page Add members from a file (Ajouter des membres issus d’un fichier). Pour télécharger un modèle .csv vierge pour votre propre organisation, cliquez sur Download CSV template (Télécharger le modèle CSV).
La fenêtre Review and fix (Examiner et corriger) s’affiche et montre comment chacun des nouveaux membres apparaît dans l’organisation.
- Vérifiez que la colonne Field errors (Erreurs de champ) ne contient pas d’erreur et cliquez sur Next (Suivant).
- Dans la fenêtre Add-on licenses (Licences additionnelles), assurez-vous que la solution ArcGIS Pro (ArcGIS Pro) est répertoriée. Cliquez sur Next (Suivant).
- Cliquez sur Add members (Ajouter des membres).
Vous avez créé et configuré un rôle personnalisé pour les nouveaux stagiaires d’été, défini les privilèges et licences par défaut pour ce rôle et invité des membres à être ajoutés à l’organisation et bénéficier de ce rôle à l’aide d’un fichier .csv.
Vous allez à présent gérer les membres de votre organisation à l’aide de catégories.
Gérer les membres à l’aide de catégories
Outre les rôles personnalisés, des catégories peuvent être utilisées pour trier et filtrer les membres de l’organisation. Les rôles des membres sont liés à des autorisations d’accès, mais les catégories de membres offrent un moyen hiérarchique plus simple d’organiser vos membres.
Dans la section précédente, vous avez octroyé un rôle personnalisé à vos stagiaires d’été pour gérer leurs privilèges dans l’organisation. Dans cette section, vous allez créer des catégories de membres basées sur deux équipes avec lesquelles les stagiaires travaillerons pour vous assurer que ces derniers voient le contenu approprié.
- Sur le ruban, dans l’onglet Members (Membres), cliquez sur Set up member categories (Configurer les catégories de membres).
Remarque :
Si les catégories de membres sont déjà configurées pour votre organisation, cliquez sur Configure categories (Configurer les catégories).
La fenêtre Configure member categories (Configurer les catégories de membres) apparaît. Les catégories peuvent être configurées logiquement en fonction notamment de votre organisation, vos processus commerciaux ou vos besoins en données. Dans cet exemple, vous allez créer des catégories pour les équipes de votre société avec lesquelles les stagiaires travailleront. Classer les comptes des stagiaires par catégorie permet de les rechercher et traiter par lots plus facilement pour des tâches telles que leur ajout à des groupes, le partage de contenu et d’autres tâches.
Remarque :
Dans cet exemple, vous utilisez cinq utilisateurs à des fins de démonstration. Les catégories peuvent s’avérer effectives dans les organisations de toute taille, mais elles peuvent rendre la gestion des organisations de grande taille particulièrement efficace.
- Dans la zone de texte de la fenêtre Configure member categories (Configurer les catégories de membres), saisissez Aménagement durable et appuyez sur Entrée.
La catégorie de membres Sustainable Planning (Aménagement durable) est créée.
Vous pouvez choisir d’ajouter des catégories supplémentaires ou de créer des sous-catégories.
- Cliquez sur le bouton Add category (Ajouter une catégorie) et saisissez Restauration d’écosystème.
- Fermez la fenêtre Configure member categories (Configurer les catégories de membres).
Les catégories que vous avez créées sont ajoutées à la liste Categories (Catégories).
Vous pouvez à présent attribuer des utilisateurs aux catégories.
- Dans la fenêtre Filters (Filtres), dans le groupe Role (Rôle), cliquez sur le rôle Summer Intern Publisher (Stagiaire d’été - Publication) pour afficher les utilisateurs possédant ce rôle et cliquez sur deux des utilisateurs pour les sélectionner.
- Au-dessus de la liste de membres, cliquez sur Categorize (Classer).
La fenêtre Categorize selected members (Classer les membres sélectionnés par catégorie) s’affiche.
- Dans la fenêtre Categorize selected members (Classer les membres sélectionnés par catégorie), sélectionnez la catégorie Sustainable Planning (Aménagement durable), puis cliquez sur Done (Terminé).
Le stagiaire est maintenant classé en fonction de l’équipe avec laquelle il travaille.
- Classez les trois comptes Summer Intern (Stagiaire d’été) restants sous la catégorie Ecosystem Restoration (Restauration d’écosystème).
Vous avez créé des catégories de membres et affectez des utilisateurs possédant le rôle de stagiaire d’été aux nouvelles catégories.
Vous allez maintenant gérer les licences additionnelles de vos utilisateurs.
Gérer les licences additionnelles
Vous avez déjà octroyé aux stagiaires l’accès à ArcGIS Pro lorsque vous les avez ajoutés à l’organisation. Vous allez à présent personnaliser les licences auxquelles ils ont accès. Les stagiaires de l’équipe Sustainable Planning (Aménagement durable) doivent accéder à l’application ArcGIS GeoPlanner pour réaliser un projet.
ArcGIS Online est utilisé pour octroyer des licences à d’autres applications ArcGIS et notamment ArcGIS Pro ou ArcGIS Business Analyst. Tout comme les rôles, les licences peuvent être octroyées lorsque l’utilisateur est ajouté à l’organisation ou modifiées une fois que l’utilisateur est devenu membre.
- Dans l’onglet Members (Membres), sélectionnez la catégorie Sustainable Planning (Aménagement durable) pour afficher les deux membres.
- Sélectionnez les deux comptes de membre. Sur le ruban contextuel, cliquez sur Manage add-on licenses (Gérer les licences additionnelles).
La fenêtre Manage add-on licenses (Gérer les licences additionnelles) apparaît. Cette fenêtre affiche les licences disponibles pour les membres que vous avez sélectionnés et celles qui leur sont déjà octroyées. Pour une vue plus détaillée des licences de votre organisation, vous pouvez utiliser l’onglet Licenses (Licences).
- Dans la fenêtre Manage add-on licenses (Gérer les licences additionnelles), sélectionnez ArcGIS GeoPlanner (ArcGIS GeoPlanner) et cliquez sur Save (Enregistrer).
Vous avez ajouté des licences additionnelles ArcGIS GeoPlanner à des utilisateurs de la catégorie Sustainable Planning (Aménagement durable). Vous pouvez également gérer les licences des utilisateurs individuels et de toute l’organisation.
Gérer le contenu des membres
En tant qu’administrateur, vous pouvez réaffecter la propriété du contenu au sein de votre organisation. Cela peut s’avérer utile pour transférer un contenu vers un compte de société officiel à des fins de partage externe, pour transférer un travail en cours à des collègues et dans bien d’autres cas. Dans le cas présent, l’équipe potentielle du stagiaire 1 vous a fait savoir qu’elle affectait un projet particulier et elle aimerait prérenseigner le compte du stagiaire avec une partie du contenu dont il aura besoin pour commencer. Vous allez enregistrer une carte et la déplacer dans le compte du stagiaire.
Conseil :
Vous pouvez également réaffecter un contenu au compte d’un utilisateur dans le cadre d’une action en masse, à partir de l’onglet Members (Membres).
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Map (Carte).
Une carte vierge s'ouvre. Vous allez enregistrer la carte et la transférer vers le compte du stagiaire.
- Dans la barre d’outils (sombre) Contents (Contenu), cliquez sur Save and open (Enregistrer et ouvrir) et choisissez Save as (Enregistrer sous).
- Dans la fenêtre Save map (Enregistrer la carte), pour Title (Titre), saisissez Carte des projets de stagiaire.
- Pour Summary (Résumé), saisissez ou collez Début de la carte du projet d’Intern1 et cliquez sur Save (Enregistrer).
La carte est enregistrée dans votre compte.
- Dans la barre d’outils Contents (Contenu), cliquez sur Map properties (Propriétés de carte). Dans la fenêtre Map properties (Propriétés de la carte), cliquez sur Item details (Détails de l’élément).
La page Item (Élément) de la carte s’ouvre dans un nouvel onglet.
- Dans la page Item (Élément), pour Owner (Propriétaire), cliquez sur Change owner (Changer de propriétaire).
- Dans la fenêtre Change owner (Changer de propriétaire), pour Select new owner (Sélectionner un nouveau propriétaire), recherchez et sélectionnez Summer_Intern 1. Cliquez sur Save (Enregistrer).
La carte appartient maintenant au stagiaire d’été 1 et ce dernier peut y accéder lorsqu’il se connecte à son compte ArcGIS Online pour commencer à travailler.
Supprimer des membres
Une fois que les stagiaires ont terminé leur stage d’été dans la société, ils doivent être supprimés du système de l’organisation. Pour des raisons de sécurité et car vous souhaiterai certainement réallouer votre type d’utilisateur à un autre utilisateur, vous allez supprimer les comptes des stagiaires. Si les stagiaires étaient connectés aux comptes, vous devriez au préalable désactiver les comptes pour qu’ils ne soient plus actifs jusqu’à ce que vous puissiez accéder à tout contenu créé par les stagiaires. Les membres ne devant pas détenir de licences, contenu ou groupes lorsque vous les supprimez, vous allez supprimer ces derniers au préalable. Vous supprimerez ensuite les membres de l’organisation pour rouvrir les positions à d’autres utilisateurs.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Organization (Organisation), puis sur Members (Membres).
- Pour Filters (Filtres), sous Role (Rôle), cliquez sur le rôle Summer Intern Publisher (Stagiaire d’été - Publication) pour afficher les cinq membres.
Conseil :
Il est recommandé de désactiver les comptes des utilisateurs qui n’ont plus besoin d’accéder à votre organisation. Désactiver un compte garantit que le propriétaire de ce compte ne peut pas se connecter à l’organisation pour afficher ou mettre à jour un contenu pendant que vous déterminez ce que vous souhaitez faire avec le contenu et les groupes détenus par le compte.
Comme vous ne pouvez pas désactiver de comptes qui n’ont jamais été activés, vous allez passer à la suppression.
- Pour Summer Intern 1 (Stagiaire d’été 1), en regard de Role (Rôle), cliquez sur More (Plus) et sélectionnez Delete member (Supprimer le membre).
La fenêtre Delete member (Supprimer le membre) apparaît. Cette fenêtre permet de rechercher l’accès à Esri, de transférer la propriété de tout contenu ou des groupes détenus par le membre et de supprimer les licences qui empêcheraient la suppression du compte.
En premier lieu, vous allez transférer le contenu du stagiaire. Vous pouvez choisir tout membre de votre organisation pour qu’il reçoive ce contenu (par exemple, le mentor du stagiaire ou d’autres membres de son équipe de projet). Pour le moment, vous allez l’ajouter à votre compte.
- Pour Transfer groups and content (Transférer des groupes et du contenu) et New owner (Nouveau propriétaire), recherchez et sélectionnez votre compte administrateur.
Vous allez maintenant vérifier l’accès à Esri. Autoriser l’accès à Esri, comme lors de la création du compte du stagiaire, permet à l’utilisateur d’accéder à certaines ressources en dehors de l’organisation, telles qu’une formation Esri et Esri Community.
Remarque :
Si vous ne supprimez pas l’accès du compte à Esri avant de supprimer ce compte de votre organisation, le compte est converti d’un compte d’organisation en un compte public. Ce compte public n’a pas accès à votre organisation, mais il peut être utilisé avec des ressources Web Esri, telles que My Esri et Esri Community.
Envisagez de supprimer l’accès à Esri avant de supprimer le compte, surtout si le nom d’utilisateur du compte inclut le nom ou la marque de votre société.
- Vérifiez que la case Keep Esri Access (Conserver l’accès à Esri) n’est pas cochée.
Vous êtes maintenant prêt à supprimer le compte du stagiaire.
- Cliquez sur Delete member (Supprimer le membre).
La boîte de dialogue Delete member (Supprimer le membre) apparaît. En fonction du nombre d’éléments, de groupes et de licences détenus par le membre, cette opération peut prendre un certain temps.
Une fois que la procédure est terminée, vous retournez à la page Members (Membres).
- Répétez cette procédure pour supprimer les quatre autres comptes de stagiaire.
Une fois que les comptes n’existent plus, les stagiaires ont été supprimés du système et vous pouvez réallouer les types d’utilisateurs.
Dans ce didacticiel, vous avez appris les stratégies de gestion des membres, telles que l’ajout de nouveaux membres, l’ajout de balises pour les trier et les rechercher et la suppression de ces membres.
