Gérer les membres de votre organisation ArcGIS Online
Configurer les rôles personnalisés et les paramètres par défaut des nouveaux membres
Des stagiaires d’été rejoignent votre société et ont besoin de comptes ArcGIS Online pour réaliser leurs projets. Pour préparer leur arrivée, vous allez configurer un rôle personnalisé afin que les stagiaires ne disposent que des privilèges dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Vous configurerez ensuite les paramètres par défaut des nouveaux membres pour ajouter rapidement les stagiaires à votre organisation. Les paramètres par défaut des nouveaux membres permettent de configurer les paramètres qui seront appliqués automatiquement aux membres qui rejoignent votre organisation et doivent inclure des autorisations ou licences largement applicables aux utilisateurs que vous prévoyez d’ajouter.
- Connectez-vous à votre organisation ArcGIS via votre compte d’administrateur.
- Sur le ruban, cliquez sur Organization (Organisation), puis sélectionnez l’onglet Settings (Paramètres).
- Sur le côté de la page, cliquez sur Member roles (Rôles des membres).
La page Member roles (Rôles des membres) apparaît. Elle répertorie tous les rôles actuellement disponibles pour votre organisation et notamment les rôles par défaut et ceux qu’un autre administrateur ou vous-même avez configurés.
Vous allez créer un rôle personnalisé pour les stagiaires d’été.
- Dans la page Member roles (Rôles des membres), cliquez sur Create role (Créer un rôle).
La fenêtre Create role (Créer un rôle) apparaît.
- Dans la fenêtre Create role (Créer un rôle), pour Name (Nom), saisissez Stagiaire d’été - Publication.
Vous pouvez créer un rôle en utilisant un rôle existant comme point de départ ou en sélectionnant un modèle adapté aux besoins des membres. Les stagiaires travaillent sur divers projets, mais vous souhaitez les empêcher de créer des tuiles et des couches d’imagerie dynamique.
- Dans la section Role privileges (Privilèges du rôle), cliquez sur Set from existing role (Définir depuis le rôle existant).
La fenêtre Import settings from an existing role or template (Importer les paramètres d’un rôle ou d’un modèle existant) apparaît.
- Dans la fenêtre, sélectionnez Publication, puis cliquez sur Import settings (Importer les paramètres).
Les privilèges associés au rôle Publisher (Publication) sont ajoutés au rôle Summer Intern Publisher (Stagiaire d’été - Publication). Vous personnalisez le rôle en ajoutant ou supprimant des privilèges. Vous allez retirer certains privilèges liés aux tuiles et à l’imagerie dont les stagiaires n’ont pas besoin pour leur travail.
- Sous General Privileges (Privilèges généraux), développez Content (Contenu) et cliquez sur les boutons d’activation/désactivation Publish hosted tile layers (Publier des couches de tuiles hébergées), Publish hosted tiled imagery layers (Publier des couches d’imagerie tuilée hébergées) et Publish hosted dynamic imagery layers (Publier des couches d’imagerie dynamique hébergées) pour les désactiver.
- Pour Description (Description), saisissez ou collez Rôle de publication modifié pour le programme des stagiaires d’été.
Attention :
Vous devez effectuer ce didacticiel avec votre propre organisation ArcGIS Online. Dans le cadre de ce didacticiel, vous allez apporter des modifications à l’organisation. Certains changements comme l’ajout de nouveaux membres seront annulés lorsque vous aurez complété le didacticiel. D’autres modifications seront conservées, notamment l’ajout d’un rôle personnalisé, les modifications apportées aux paramètres par défaut des nouveaux membres et l’ajout d’une nouvelle catégorie de membre. - Cliquez sur Save (Enregistrer) pour enregistrer le rôle personnalisé.
Le rôle personnalisé Stagiaire d’été est à présent répertorié dans la page Member roles (Rôles des membres) et peut être octroyé aux utilisateurs.
Les rôles peuvent être octroyés lorsque vous ajoutez un membre à l’organisation ou ils peuvent l’être à des membres qui se trouvent déjà dans l’organisation. Vous allez maintenant définir les paramètres par défaut des nouveaux membres pour octroyer le rôle Stagiaire d’été - Publication et certaines des licences dont les stagiaires auront besoin pour effectuer leur travail.
- Sur le côté de la page, cliquez sur New member defaults (Paramètres par défaut des nouveaux membres).
La page New member defaults (Paramètres par défaut des nouveaux membres) s’affiche.
- Dans le groupe User type and role (Type d’utilisateur et rôle), définissez User type (Type d’utilisateur) sur Creator (Creator) et Role (Rôle) sur Summer Intern Publisher (Stagiaire d’été - Publication). Cliquez sur Save (Enregistrer) après chaque modification.
- Pour Add-on licenses (Licences additionnelles), cliquez sur Manage add-on licenses (Gérer les licences additionnelles) et sélectionnez ArcGIS Pro Standard (ArcGIS Pro Standard). Cliquez sur Save (Enregistrer).
Sur la page New member defaults (Paramètres par défaut des nouveaux membres), vous pouvez également choisir de définir l’option Member Categories (Catégories de membres) et l’appartenance au groupe. Pour le moment, vous n’allez pas assigner ces paramètres, car vous configurerez les catégories plus tard dans ce didacticiel afin de classer les stagiaires d’été en fonction de leurs affectations au sein de l’équipe. Vous allez laisser les paramètres actuels pour l’allocation de crédits, l’accès à Esri et les autres options.
Vous allez ensuite ajouter les stagiaires à votre organisation.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Members (Membres) et sélectionnez Invite members (Inviter des membres).
La fenêtre Add members (Ajouter des membres) apparaît.
Pour ajouter les stagiaires, vous allez utiliser l’option Add members without sending invitations (Ajouter des membres sans envoyer d’invitations), qui permet de créer les comptes immédiatement mais nécessite que vous envoyiez aux stagiaires leurs informations d’identification.
L’option Add members and notify them via email (Ajouter des membres et les avertir par courrier électronique) crée un compte mais ce dernier n’est pas activé tant que l’utilisateur n’a pas accepté l’invitation qui lui a été envoyée et configuré un mot de passe.
Enfin, l’option Invite members to join using an account of their choice (Inviter des membres à adhérer avec un compte de leur choix) permet aux utilisateurs de joindre un compte public ArcGIS existant à l’organisation, en ajoutant leur contenu et les éventuels autres enregistrements associés à l’utilisateur.
Remarque :
Pour pouvoir utiliser l’option Invite members to join using an account of their choice (Inviter des membres à adhérer avec un compte de leur choix), le compte d’un utilisateur ne doit pas être associé à une autre organisation et tout contenu ajouté à l’organisation ne peut pas être supprimé facilement par l’utilisateur si vous choisissez de séparer son compte de l’organisation ultérieurement.
- Dans la fenêtre Add members (Ajouter des membres), assurez-vous que l’option Add members without sending invitations (Ajouter des membres sans envoyer d’invitations) est sélectionnée, puis cliquez sur Next (Suivant).
- Cliquez sur New members from file (Nouveaux membres à partir d’un fichier).
La page Add members from a file (Ajouter des membres à partir d’un fichier) s’affiche. Vous allez télécharger un fichier qui inclut les informations relatives aux stagiaires nécessaires à la création des comptes, puis le charger.
- Téléchargez le fichier member_invite_csv dans votre dossier Downloads (Téléchargements). Faites-le glisser dans la zone Drag and drop or browse for a csv file (UTF-8) (Glisser et déposer ou rechercher un fichier CSV [UTF-8]) ou utilisez le bouton Browse (Parcourir) pour charger le fichier member_invite_csv.
Remarque :
Le fichier member_invite_csv file est une version prérenseignée du modèle que vous pouvez télécharger à partir de la page Add members from a file (Ajouter des membres issus d’un fichier). Pour télécharger un modèle .csv vierge pour votre propre organisation, cliquez sur Download CSV template (Télécharger le modèle CSV).
La fenêtre Review and fix (Examiner et corriger) s’affiche et montre comment chacun des nouveaux membres apparaît dans l’organisation.
- Vérifiez que la colonne Field errors (Erreurs de champ) ne contient pas d’erreur et cliquez sur Next (Suivant).
Remarque :
Si une erreur est détectée, vous pouvez cliquer sur l’option Edit (Mettre à jour) du membre et apporter les modifications nécessaires. La cause d’erreur la plus courante est la duplication d’un nom d’utilisateur existant ; un nom d’utilisateur doit être unique dans ArcGIS Online. Consultez la documentation pour en savoir plus sur la configuration requise pour les noms d’utilisateur de membres et les mots de passe temporaires.
- Dans la fenêtre Add-on licenses (Licences additionnelles), assurez-vous que la solution ArcGIS Pro est répertoriée. Cliquez sur Next (Suivant).
- Cliquez sur Add members (Ajouter des membres).
Après quelques instants, les nouveaux membres sont ajoutés à l’organisation.
Dans cette section, vous avez créé et configuré un rôle personnalisé pour les nouveaux stagiaires d’été, qui leur fournit les privilèges et licences logicielles dont ils ont besoin. Vous avez mis à jour les paramètres par défaut des nouveaux membres pour utiliser le nouveau rôle, puis vous avez ajouté les nouveaux membres à l’organisation à l’aide d’un fichier .csv.
Vous allez à présent gérer les membres de votre organisation à l’aide de catégories.
Gérer les membres à l’aide de catégories
Outre les rôles personnalisés, des catégories peuvent être utilisées pour trier et filtrer les membres de l’organisation. Les rôles des membres sont liés à des autorisations d’accès, mais les catégories de membres offrent un moyen hiérarchique plus simple d’organiser vos membres.
Dans la section précédente, vous avez octroyé un rôle personnalisé à vos stagiaires d’été pour gérer leurs privilèges dans l’organisation. Dans cette section, vous allez créer des catégories de membres basées sur deux équipes avec lesquelles les stagiaires travaillerons pour vous assurer que ces derniers voient le contenu approprié.
- Sur le ruban, dans l’onglet Members (Membres), cliquez sur Set up member categories (Configurer les catégories de membres). Cliquez sur Add Category (Ajouter une catégorie).
Remarque :
Si les catégories de membres sont déjà configurées pour votre organisation, cliquez sur Configure categories (Configurer les catégories) puis cliquez sur Add category (Ajouter une catégorie) sous la liste des catégories existantes.
La fenêtre Configure member categories (Configurer les catégories de membres) apparaît. Les catégories peuvent être configurées logiquement en fonction notamment de votre organisation, vos processus commerciaux ou vos besoins en données. Dans cet exemple, vous allez créer des catégories pour les équipes de votre société avec lesquelles les stagiaires travailleront. Classer les comptes des stagiaires par catégorie permet de les rechercher et traiter par lots plus facilement pour des tâches telles que leur ajout à des groupes, le partage de contenu et d’autres tâches.
Remarque :
Dans cet exemple, vous utilisez cinq utilisateurs à des fins de démonstration. Les catégories peuvent s’avérer effectives dans les organisations de toute taille, mais elles peuvent rendre la gestion des organisations de grande taille particulièrement efficace.
- Dans la zone de texte de la fenêtre Configure member categories (Configurer les catégories de membres), saisissez Sustainable Planning (Aménagement durable) et cliquez sur Save (Enregistrer).
La catégorie de membres Sustainable Planning (Aménagement durable) est créée.
Vous pouvez choisir d’ajouter des catégories supplémentaires ou de créer des sous-catégories. Vous allez ajouter une deuxième catégorie.
- Cliquez sur le bouton Add category (Ajouter une catégorie) et saisissez Restauration d’écosystème. Cliquez sur Save (Enregistrer).
- Fermez la fenêtre Configure member categories (Configurer les catégories de membres).
Les catégories que vous avez créées sont répertoriées dans la fenêtre Filters (Filtres).
Vous pouvez à présent attribuer des membres aux catégories.
- Sur l’onglet Members (Membres), dans la fenêtre Filters (Filtres), dans le groupe Role (Rôle), cliquez sur le rôle Summer Intern Publisher (Stagiaire d’été - Publication).
Seuls les membres de ce rôle sont répertoriés.
- Cochez les cases en regard de deux comptes de stagiaire pour les sélectionner. Au-dessus de la liste de membres, cliquez sur Categorize (Classer).
La fenêtre Categorize selected members (Classer les membres sélectionnés par catégorie) s’affiche.
- Dans la fenêtre Categorize selected members (Classer les membres sélectionnés par catégorie), sélectionnez la catégorie Sustainable Planning (Aménagement durable), puis cliquez sur Done (Terminé).
Deux des cinq comptes de stagiaire ont été classés en fonction de l’équipe dans laquelle ils travailleront.
- Classez les trois comptes de stagiaire restants sous la catégorie Ecosystem Restoration (Restauration d’écosystème).
Vous avez créé des catégories de membres et attribué des comptes utilisateurs possédant un rôle spécifique aux nouvelles catégories.
Vous allez maintenant gérer les licences additionnelles de vos membres.
Gérer les licences additionnelles
Vous avez déjà octroyé aux stagiaires l’accès à ArcGIS Pro lorsque vous les avez ajoutés à l’organisation. Vous allez à présent personnaliser les licences auxquelles ils ont accès. Les stagiaires de l’équipe Sustainable Planning (Aménagement durable) doivent accéder à l’application ArcGIS GeoPlanner pour réaliser un projet.
ArcGIS Online est utilisé pour octroyer des licences aux applications ArcGIS, notamment ArcGIS Pro, ArcGIS Business Analyst ainsi qu’à d’autres applications. Tout comme les rôles, les licences peuvent être octroyées lorsque l’utilisateur est ajouté à l’organisation ou modifiées une fois que l’utilisateur est devenu membre.
- Dans l’onglet Members (Membres), sélectionnez la catégorie Sustainable Planning (Aménagement durable) pour afficher les deux membres.
- Sélectionnez les deux comptes de membre. Cliquez sur Manage add-on licenses (Gérer les licences additionnelles).
La fenêtre Manage add-on licenses (Gérer les licences additionnelles) apparaît. Cette fenêtre affiche les licences disponibles pour les membres que vous avez sélectionnés et celles qui leur sont déjà octroyées. Pour une vue plus détaillée des licences de votre organisation, vous pouvez utiliser l’onglet Licenses (Licences).
- Dans la fenêtre Manage add-on licenses (Gérer les licences additionnelles), sous Applications, sélectionnez ArcGIS GeoPlanner et cliquez sur Save (Enregistrer).
Les licences additionnelles ArcGIS GeoPlanner sont octroyées aux stagiaires de la catégorie Sustainable Planning (Aménagement durable). Vous pouvez également gérer les licences des membres individuels et de toute l’organisation.
Vous avez filtré les membres en fonction de leur catégorie et octroyé à certains membres une licence additionnelle pour les logiciels dont ils ont besoin pour leur travail. Vous allez ensuite renseigner le compte d’un membre à l’aide du contenu dont il a besoin.
Gérer le contenu des membres
En tant qu’administrateur, vous pouvez réaffecter la propriété du contenu au sein de votre organisation. Cela peut s’avérer utile pour transférer un contenu vers un compte de société officiel à des fins de partage externe, pour transférer un travail en cours à des collègues et dans bien d’autres cas. Dans le cas présent, l’équipe potentielle du stagiaire 1 vous a fait savoir qu’elle affectait un projet particulier et elle aimerait prérenseigner le compte du stagiaire avec une partie du contenu dont il aura besoin pour commencer. Vous allez enregistrer une carte et la déplacer dans le compte du stagiaire.
Conseil :
Vous pouvez également réaffecter du contenu en bloc au compte d’un utilisateur à partir de l’onglet Members (Membres).
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Map (Carte).
Une carte vierge s’ouvre. Vous allez enregistrer la carte et la transférer vers le compte du stagiaire.
- Dans la barre d’outils Contents (Contenu) (foncée), cliquez sur Save and open (Enregistrer et ouvrir) et choisissez Save as (Enregistrer sous).
- Dans la fenêtre Save map (Enregistrer la carte), pour Title (Titre), saisissez Carte des projets de stagiaire.
- Pour Summary (Résumé), saisissez ou collez Début de la carte du projet d’Intern1 et cliquez sur Save (Enregistrer).
La carte est enregistrée dans votre compte.
- Dans la barre d’outils Contents (Contenu), cliquez sur Map properties (Propriétés de carte). Dans la fenêtre Map properties (Propriétés de la carte), cliquez sur Item details (Détails de l’élément).
La page Item (Élément) de la carte s’ouvre dans un nouvel onglet.
- Dans la page Item (Élément), pour Owner (Propriétaire), cliquez sur Change owner (Changer de propriétaire).
- Dans la fenêtre Change owner (Changer de propriétaire), pour New item owner (Nouveau propriétaire de l’élément), recherchez et sélectionnez Summer_Intern1. Cliquez sur Save (Enregistrer).
La carte appartient maintenant au stagiaire d’été 1 et ce dernier peut y accéder lorsqu’il se connecte à son compte ArcGIS Online pour commencer à travailler.
Vous avez créé une carte, vous l’avez enregistrée dans votre propre compte, puis l’avez transférée à un autre membre qui en a besoin pour son travail. Ensuite, vous allez supprimer les comptes des membres qui ne sont plus utiles.
Supprimer des membres
Une fois que les stagiaires ont terminé leur stage d’été dans la société, ils doivent être supprimés du système de l’organisation. Pour des raisons de sécurité et car vous souhaiterez certainement réallouer chaque type d’utilisateur à un autre utilisateur, vous allez supprimer les comptes des stagiaires.
Si les stagiaires étaient connectés aux comptes, vous devrez au préalable désactiver les comptes qui ne sont plus actifs jusqu’à ce que vous puissiez évaluer tout contenu créé par les stagiaires.
Les membres ne peuvent pas être supprimés si des licences leur sont assignées ou s’ils sont propriétaires de contenus ou de groupes. Ces options et d’autres liées à la suppression de compte sont traitées dans la procédure de suppression. Une fois que les comptes de stagiaire sont supprimés de l’organisation, leurs types d’utilisateur peuvent être réalloués à d’autres personnes qui utilisent ArcGIS dans leur travail.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Organization (Organisation), puis sur Members (Membres).
- Pour Filters (Filtres), sous Role (Rôle), cliquez sur le rôle Summer Intern Publisher (Stagiaire d’été - Publication) pour afficher les cinq membres.
Conseil :
Il est recommandé de désactiver les comptes des utilisateurs qui n’ont plus besoin d’accéder à votre organisation. Désactiver un compte garantit que le propriétaire de ce compte ne peut pas se connecter à l’organisation pour afficher ou mettre à jour un contenu pendant que vous déterminez ce que vous souhaitez faire avec le contenu et les groupes détenus par le compte.
Comme vous ne pouvez pas désactiver de comptes qui n’ont jamais été activés, vous allez passer à la suppression.
- Pour Summer Intern 1 (Stagiaire d’été 1), en regard de Role (Rôle), cliquez sur More (Plus) et sélectionnez Delete member (Supprimer le membre).
La fenêtre Delete member (Supprimer le membre) apparaît. Cette fenêtre et les fenêtres suivantes vous permettent de vérifier l’accès à Esri, de transférer la propriété de tout contenu ou des groupes détenus par le membre et de supprimer les licences qui empêcheraient la suppression du compte.
En premier lieu, vous allez transférer le contenu du stagiaire. Vous pouvez choisir tout membre de votre organisation pour qu’il reçoive ce contenu (par exemple, le mentor du stagiaire ou d’autres membres de son équipe de projet). Pour le moment, vous allez l’ajouter à votre compte.
- Pour Before deleting this member, how would you like to manage their content and groups? (Avant de supprimer ce membre, comment souhaitez-vous gérer son contenu et ses groupes ?), vérifiez que l’option Transfer content and groups (Transférer le contenu et les groupes) est sélectionnée et cliquez sur Next (Suivant).
- Pour Transfer (Transférer), pour New owner (Nouveau propriétaire), recherchez et sélectionnez votre compte administrateur.
Vous allez maintenant vérifier l’accès à Esri. Autoriser l’accès à Esri, comme lors de la création du compte du stagiaire, permet à l’utilisateur d’accéder à certaines ressources en dehors de l’organisation, telles qu’une formation Esri et Esri Community.
Remarque :
Si vous ne supprimez pas l’accès du compte à Esri avant de supprimer ce compte de votre organisation, le compte est converti d’un compte d’organisation en un compte public. Ce compte public n’a pas accès à votre organisation, mais il peut être utilisé avec des ressources Web Esri, telles que My Esri et Esri Community.
Envisagez de supprimer l’accès à Esri avant de supprimer le compte, si le nom d’utilisateur du compte inclut le nom ou la marque de votre société.
- Vérifiez que la case Keep Esri Access (Conserver l’accès à Esri) n’est pas cochée.
Vous êtes maintenant prêt à supprimer le compte du stagiaire.
- Cliquez sur Delete member (Supprimer le membre).
La boîte de dialogue Delete member (Supprimer le membre) apparaît. En fonction du nombre d’éléments, de groupes et de licences détenus par le membre, cette opération peut prendre un certain temps.
Une fois la procédure terminée, la page Members (Membres) s’affiche et le compte du stagiaire n’est plus répertorié.
- Répétez cette procédure pour supprimer les quatre autres comptes de stagiaire.
Une fois que les comptes n’existent plus, les stagiaires ont été supprimés du système et vous pouvez réallouer les types d’utilisateurs.
Dans ce didacticiel, vous avez appris des stratégies permettant d’ajouter, de classer et de supprimer des membres.
