Démarrer en administrant votre organisation
Étant donné que vous prenez en charge l’administration d’une organisation existante, la première étape consistera à examiner certains indicateurs clés de l’organisation en matière de santé pour choisir ce que vous allez d’abord apprendre et comment hiérarchiser vos tâches administratives.
Utilisez la page Organization (Organisation) pour vérifier la santé de l’organisation
Vous allez en premier lieu vous connecter à votre compte d’organisation ArcGIS en tant qu’administrateur et consulter la page Organization (Organisation). La page Organization (Organisation) est un simple emplacement dans lequel s’affichent certaines métriques essentielles relatives à la santé de votre organisation. Pour assurer un accès ininterrompu à l’organisation pour tous les membres lorsque vous devenez administrateur, vous devez noter les deux éléments d’informations disponibles sur cette page : la date de renouvellement et le budget de crédits.
- Connectez-vous à votre organisation ArcGIS via votre compte d’administrateur.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Organization (Organisation).
La page Organization (Organisation) s’ouvre. L’un des premiers éléments à consulter sur cette page de présentation est la date de renouvellement du compte.
- Dans la zone Organization (Organisation), vérifiez les informations Renewal date (Date de renouvellement).
En règle générale, les abonnements sont renouvelés tous les ans. Pour être sûr que les membres ont accès aux données, aux capacités d’analyse et aux outils dont ils ont besoin, procédez au renouvellement au plus tard à la date de renouvellement indiquée.
Ensuite, vous allez renouveler les crédits ArcGIS Online restants de l’organisation.
- Dans la zone Credits (Crédits), vérifiez le nombre total de crédits restants.
ArcGIS Online repose sur un abonnement annuel dans le cadre duquel vous pouvez choisir plusieurs formules, chacune proposant un nombre défini de membres et de crédits. Les crédits sont la monnaie utilisée dans ArcGIS pour permettre le stockage d’entités et de fichiers, effectuer des analyses, utiliser le contenu Abonné et publier des tuiles. Une application qui interagit avec ArcGIS Online (ArcGIS Pro, par exemple) peut utiliser des crédits. Les outils ArcGIS Online et le stockage que votre organisation utilise déterminent le nombre de crédits consommés. Dans bien des cas, les opérations nécessitant des crédits sont relativement peu coûteuses.
Pour être sûr que votre organisation dispose de suffisamment de crédits jusqu’à la date de renouvellement, vous pouvez en acheter à tout moment. Plus tard, vous allez apprendre des stratégies de gestion des crédits. Ensuite, vous allez vérifier le stockage de données d’entités de votre organisation, qui prend en charge les données d’entités hébergées de votre organisation.
- Sur la page Organization (Organisation), dans l’onglet Overview (Vue d’ensemble), cliquez sur Feature Data Store (Stockage de données d’entités).
La fenêtre Feature Data Store (Stockage de données d’entités) s’ouvre.
Cette fenêtre fait état de l’intégrité de votre stockage de données d’entités en indiquant l’espace de stockage actuellement disponible et quand les ressources sont utilisées. Par défaut, les organisations ArcGIS Online contiennent des stockages de données d’entités standard avec 500 Go de stockage.
Si votre organisation a pratiquement utilisé les 500 Go de stockage, vous avez deux options. En premier lieu, vous pouvez supprimer du contenu pour libérer de l’espace ou pouvez procéder à une mise à niveau vers un stockage de données d’entités premium. Pour savoir laquelle de ces options est la bonne pour votre organisation, vous allez créer un rapport administratif pour voir le contenu de votre organisation.
- Fermez la fenêtre Feature Data Store.
La page Organization (Organisation) présente également des informations relatives aux membres, aux licences et au contenu. Vous y reviendrez plus tard.
Sur la page Overview (Vue d’ensemble), vous avez consulté certains métriques importants pour évaluer le statut de votre organisation. Ensuite, vous allez examiner les paramètres de sécurité de votre organisation.
Vérifier les paramètres de sécurité de l’organisation
En tant qu’administrateur de votre organisation, vous pouvez configurer les règles de sécurité du site Web de votre organisation, y compris les paramètres de partage, de recherche et de connexion.
- Le cas échéant, connectez-vous à votre organisation ArcGIS via votre compte d’administrateur.
- Accédez à la page Organization (Organisation) et cliquez sur l’onglet Settings (Paramètres).
- Cliquez sur Security (Sécurité).
Par défaut, les utilisateurs anonymes ne peuvent pas accéder à la page d’accueil de votre organisation. Les visiteurs doivent donc se connecter avec un compte de membre. Le fait de rendre publique la page d’accueil de votre organisation présente des avantages. Par exemple, si vous avez configuré votre page d’accueil pour présenter le contenu public de votre société, vous pouvez la rendre publique pour que vos clients potentiels puissent voir votre portefeuille de projets.
Vous allez définir les paramètres d’accès et d’autorisation pour permettre à quiconque de consulter le site Web de votre organisation.
Attention :
Vous devez effectuer ce didacticiel avec votre propre organisation ArcGIS Online. Au fil de votre progression dans le didacticiel, vous allez effectuer des mises à jour en direct qui risquent d’avoir un impact sur l’expérience des membres de l’organisation.
- Sous Policies (Stratégies), dans la section Access and permissions (Accès et autorisations), activez l’option Allow anonymous access to your organization’s website (Autoriser l’accès anonyme au site Web de votre organisation).
- Vérifiez que Allow members to download licensed Esri applications (Autoriser les membres à télécharger des applications Esri sous licence) est activé.
Ce paramètre permet aux membres de l’organisation de télécharger des applications à partir de leur page de profil utilisateur. Vous allez accepter les valeurs par défaut des autres paramètres de règle.
Ensuite, vous allez configurer les paramètres de partage et de recherche de votre organisation.
- Sous Policies (Stratégies), dans la section Sharing and searching (Partage et recherche), désactivez Members can make their content, groups, and profile public (Les membres peuvent rendre public leur contenu, leurs groupes et leur profil).
Lorsqu’un élément est partagé publiquement, tous les utilisateurs peuvent le retrouver et y accéder. Puisque vous ne voulez partager avec le public que du contenu officiel, vous allez désactiver l’option qui permet aux membres de partager du contenu avec tout le monde.
Remarque :
Les administrateurs peuvent toujours partager du contenu en dehors de l’organisation.
- Vérifiez que Members can search for content outside the organization (Les membres peuvent rechercher du contenu hors de l’organisation) est activé.
Ce paramètre permet aux membres de l’organisation de rechercher un contenu ArcGIS Online provenant d’autres organisations. Vous allez accepter les valeurs par défaut des autres paramètres de partage et de recherche.
Ensuite, vous allez examiner les paramètres relatifs aux noms d’utilisateur et aux mots de passe que les membres utilisent pour se connecter à l’organisation. Pour les membres disposant de comptes ArcGIS, vous pouvez établir des règles pour déterminer le format et réutiliser la stratégie de leurs mots de passe.
- Dans Sign-in policy (Stratégie de connexion), cliquez sur Manage password policy (Gérer la stratégie de mot de passe).
La fenêtre Manage password policy (Gérer la stratégie de mot de passe) s’ouvre et présente un éventail de règles pour les mots de passe des membres. Vous pouvez définir un nombre minimum de caractères et le type de caractères à utiliser dans les mots de passe. Vous allez définir une règle qui empêche les membres de réutiliser les cinq mots de passe précédents lorsqu’ils réinitialisent leur mot de passe.
- Dans la fenêtre Manage password policy (Mettre à jour la stratégie de mot de passe), activez l’option Users cannot reuse the following number of last passwords (Les utilisateurs ne peuvent pas réutiliser le nombre suivant d’anciens mots de passe). Acceptez la valeur par défaut de 5.
Remarque :
Si vous ne suivez pas le modèle, activez les options correspondant aux besoins de votre organisation.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Il existe plusieurs autres options de sécurité.
Sous Logins (Identifiants), vous pouvez indiquer que les membres se connectent avec les comptes d’entreprise existants propres à l’organisation (vos informations d’identification de connexion d’entreprise ou scolaires, par exemple). Cette approche évite aux membres d’avoir à créer et mémoriser plusieurs noms d’utilisateur pour accéder à des systèmes essentiels. Pour plus d’informations, consultez la documentation sur la configuration de la connexion unique.
Pour une sécurité renforcée, sous Multifactor authentication (Authentification multifacteur), vous pouvez activer l’authentification multifacteur pour leurs comptes ArcGIS.
Sous Trusted servers (Serveurs approuvés), vous pouvez donner accès à des services sécurisés avec l’authentification au niveau du Web. Ces paramètres sont présentés dans un scénario plus complexe que celui de ce didacticiel. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Configurer les paramètres de sécurité.
Vous avez configuré les paramètres de sécurité, de partage et de recherche et de stratégie de mot de passe. Vous allez apprendre à surveiller les performances de votre organisation.
Surveiller les performances de votre organisation
Maintenant que vous êtes sûr que rien dans votre organisation ne doit faire l’objet d’une attention immédiate, vous allez générer et planifier un ensemble de rapports administratifs pour savoir comment les membres utilisent l’organisation. Cela va vous permettre de prendre des décisions éclairées sur l’utilisation des crédits, les stratégies de stockage et de partage, et bien plus encore. Les rapports permettent d’avoir une vue d’ensemble de tout ce qu’il se passe dans votre organisation et de créer des images instantanées de cette activité pour une analyse ultérieure.
- Le cas échéant, connectez-vous à votre organisation ArcGIS via votre compte d’administrateur.
- Accédez à la page Organization (Organisation) et cliquez sur l’onglet Status (Statut).
La page Status (Statut) contient un onglet Dashboard (Tableau de bord) et un onglet Reports (Rapports).
L’onglet Dashboard (Tableau de bord) donne des informations plus approfondies sur certaines rubriques de la page Overview (Vue d’ensemble) (les crédits, le contenu et les membres, par exemple). Vous pouvez consulter les informations manuellement ici, ce qui s’avère très utile si vous souhaitez obtenir des informations détaillées sur un membre ou un élément de contenu particulier.
Pour obtenir une image holistique des membres, éléments et crédits de l’organisation, vous allez générer des rapports. En particulier, le rapport sur les éléments va vous permettre de voir les éléments qui prennent le plus d’espace dans votre stockage de données d’entités.
- En haut de la page, cliquez sur l’onglet Reports (Rapports).
- Cliquez sur Create report (Créer un rapport) et choisissez Single report (Rapport unique).
La création d’un rapport unique va immédiatement générer un rapport.
- Pour Report type (Type de rapport), vérifiez que Item (Élément) est sélectionné, puis cliquez sur Create report (Créer un rapport).
Selon le nombre d’éléments dans l’organisation, la génération du rapport peut prendre un certains temps. À l’issue, le rapport apparaît dans l’onglet Reports (Rapports). Outre le rapport unique, vous allez configurer une planification pour générer automatiquement des rapports périodiques.
- Cliquez sur Create report (Créer un rapport) et choisissez Report schedule (Planification des rapports).
Pour les besoins du suivi annuel, il est recommandé de générer des rapports périodiques sur l’organisation pour référence ultérieure.
- Pour Report type (Type de rapport), vérifiez que Item (Élément) est sélectionné. Pour la plage temporelle, choisissez Quarterly (Par trimestre) et vérifiez que la valeur de Start date (Date de début) est le jour actuel.
- Cliquez sur Create schedule (Créer une planification).
- Répétez les étapes 4 à 7 pour créer un rapport Member (Membre) et planifier des mises à jour trimestrielles.
Vous pouvez également générer d’autres rapports en fonction des besoins.
- Dans la fenêtre Reports (Rapports), en regard du rapport Items (Éléments), cliquez sur Download (Télécharger).
Les rapports sont générés sous forme de fichiers .csv.
- Recherchez le rapport dans votre dossier Downloads (Téléchargements) et ouvrez-le.
Le rapport contient des informations relatives à chaque élément de contenu de votre organisation, y compris à qui il appartient, quand il a été créé, combien de vues il contient et la quantité de stockage qu’il requiert.
- Dans la feuille de calcul, sélectionnez Column H, View Counts (Colonne H, Nombre de vues) et triez les colonnes de la plus grande à la plus petite. À l’invite, choisissez Expand the selection (Étendre la sélection).
- Copiez les ID d’élément ou les noms des éléments faisant l’objet du plus grand nombre de vues.
Les vues sont un moyen de mesurer la popularité ou l’importance de votre contenu. Par exemple, si vous partagez et promouvez le contenu à des fins marketing, le nombre de vues d’éléments peut être un métrique utile pour savoir quels types de contenus ou de rubriques fonctionnent bien auprès de votre auditoire.
- Triez les colonnes J et K de la plus grande à la plus petite et copiez les ID d’élément ou les noms des éléments qui occupent le plus d’espace de stockage.
Dès que vous avez identifié plusieurs éléments spécifiques que vous pouvez consulter dans une plus large mesure, vous pouvez utiliser l’onglet Dashboard (Tableau de bord) de l’onglet Status (Statut) pour consulter des éléments individuels de manière plus approfondie. Si les éléments ne sont plus utilisés, ont été remplacés par des versions plus récentes ou ne sont plus utiles, envisagez de les supprimer pour libérer de l’espace dans votre stockage de données d’entités.
- Téléchargez et ouvrez le rapport Member (Membre).
Avec ce rapport, vous pouvez suivre l’activité d’un membre. Par exemple, si vous disposez d’un nombre limité d’un certain type d’utilisateur dans votre organisation et que vous remarquez qu’un membre n’a pas été actif dans votre organisation pendant une longue période, vous pouvez envisager de réattribuer ce type d’utilisateur à un autre membre qui en a besoin. Vous pouvez également suivre le nombre d’éléments dont dispose chaque utilisateur, le nombre de crédits qu’un utilisateur a utilisé et d’autres informations.
Vous avez configuré des rapports automatisés qui contiennent des informations sur les crédits trimestriels, le stockage de données et l’appartenance. Vous avez exploré le contenu des rapports et avez appris à les trier pour afficher les informations les plus importantes dont vous avez besoin pour gérer votre organisation.
Ensuite, vous allez apprendre à appréhender et gérer les crédits pour votre organisation.
Comprendre la budgétisation des crédits
Les crédits sont la devise utilisée dans ArcGIS pour réaliser des transactions spécifiques et utiliser certains types de stockage, comme le stockage d’entités, pour exécuter des analyses et utiliser du contenu Premium. Le tableau de bord Credits (Crédits) est la façon la plus granulaire de comprendre la consommation de crédits dans votre organisation. Même si les rapports que vous avez générés sont très utiles pour comprendre la consommation au niveau de votre organisation, le tableau de bord va plus en profondeur dans les actions spécifiques de consommation de crédits.
- Cliquez sur l’onglet Dashboard (Tableau de bord).
La page Status (Statut) affiche l’onglet Credits (Crédits). Cet onglet indique les membres qui utilisent les crédits de l’organisation et comment ils les utilisent. La période par défaut de rapport des données est de 15 jours.
- Utilisez le diagramme Usage Aggregation by Time (Synthèse d’utilisation dans le temps) pour voir quelle catégorie de consommation de crédits a utilisé le plus de crédits au cours des 15 derniers jours.
Si vous cliquez sur l’une des barres du diagramme Usage Aggregation by Time (Synthèse d’utilisation dans le temps), la consommation de crédits à l’heure de la journée que vous avez choisie s’affiche.
- Faites défiler le diagramme en anneau Usage Aggregation by Type (Synthèse de l'utilisation selon le type) vers le bas.
- Cliquez sur le segment du diagramme en anneau qui représente la catégorie qui consomme le plus de crédits.
Le diagramme en anneau se met à jour pour afficher les opérations de consommation de crédits dans cette catégorie. Une bonne compréhension des types d’opérations qui consomment le plus de crédits permet de prendre des décisions éclairées quant au nombre de crédits à acheter et à attribuer aux utilisateurs en fonction des types d’analyses ou de contenu auquel ils souhaitent accéder, et quant à la manière de gérer votre contenu (la fréquence de vérification et de suppression des éléments non utilisés, par exemple).
Pour activer la budgétisation des crédits et permettre aux membres de vérifier leur utilisation des crédits, veillez à ce que ces options soient activées.
Remarque :
Si Enable credit budgeting tools (Activer les outils de budgétisation des crédits) n’est pas activé, le nombre de crédits que peut utiliser chaque membre est illimité.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Settings (Paramètres). Cliquez sur le bouton Credits (Crédits).
- Pour Credit allocation (Allocation de crédits), activez Enable credit budgeting tools (Activer les outils de budgétisation des crédits) et Show each member’s available credits on their settings page (Afficher les crédits disponibles de chaque membre sur sa page des paramètres).
Après avoir activé la budgétisation des crédits, vous pouvez définir une allocation par défaut pour l’organisation ou commencer à allouer des crédits aux membres. Vous pouvez également allouer des crédits dans le cadre du processus d’invitation.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Members (Membres).
En regard de chaque membre, Credits Remaining (Crédits restants) indique le nombre de crédits dont dispose chaque membre.
- Pour l’un des membres, dans Credits remaining (Crédits restants), cliquez sur le numéro de crédit.
La fenêtre Set credit allocation (Définir l’allocation de crédits) s’ouvre.
Même si, en tant qu’administrateur, vous pouvez accorder aucune limite de crédits qu’un membre peut dépenser, il est recommandé de laisser cette limite définie. Bien que les outils Analysis (Analyse) de Map Viewer disposent d’outils d’estimation de crédit, les membres peuvent toujours utiliser plus de crédits dans une analyse si, par exemple, ils oublient d’appliquer un filtre aux entités qu’ils sont en train d’analyser, ne définissent pas d’environnement d’analyse et font d’autres erreurs.
- Pour Set allocation (Définir l’allocation), saisissez un nombre de crédits et cliquez sur Save (Enregistrer).
Remarque :
L'exemple d’image présenté utilise un budget de 200 crédits. Ce budget repose sur les responsabilités de travail du membre et l‘utilisation classique d’ArcGIS. Vos membres peuvent avoir besoin d’un budget de crédits plus ou moins important en fonction de leurs responsabilités.
Si des membres de l’organisation ne disposent plus de crédits, vous pouvez les redéfinir à tout moment.
Vous avez vu la plupart des métriques clés sur la manière de fonctionner de votre organisation et pouvez choisir les rubriques ou tâches sur lesquelles vous concentrer en premier. Pour trouver plus de ressources pour gérer votre organisation, voir Initiation aux tâches administratives et d’autres ressources documentaires.
