Démarrer en administrant votre organisation
Utilisez la page Organization (Organisation) pour vérifier la santé de l’organisation
Étant donné que vous prenez en charge l’administration d’une organisation existante, la première étape consistera à examiner certains indicateurs clés de l’organisation en matière de santé pour choisir ce que vous allez d’abord apprendre et comment hiérarchiser vos tâches administratives.
Vous allez en premier lieu vous connecter à votre compte d’organisation ArcGIS en tant qu’administrateur et consulter la page Organization (Organisation). La page Organization (Organisation) est un simple emplacement dans lequel s’affichent certaines métriques essentielles relatives à la santé de votre organisation. Pour assurer un accès ininterrompu à l’organisation pour tous les membres lorsque vous devenez administrateur, vous devez noter les deux éléments d’informations disponibles sur cette page : la date de renouvellement et le budget de crédits.
- Connectez-vous à votre organisation ArcGIS via votre compte d’administrateur.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Organization (Organisation).
La page Organization (Organisation) s’ouvre. L’un des premiers éléments à consulter sur cette page de présentation est la date de renouvellement du compte.
- Dans la zone Organization (Organisation), vérifiez les informations Renewal date (Date de renouvellement).
En règle générale, les abonnements sont renouvelés tous les ans. Pour être sûr que les membres ont accès aux données, aux capacités d’analyse et aux outils dont ils ont besoin, procédez au renouvellement au plus tard à la date de renouvellement indiquée.
Ensuite, vous allez renouveler les crédits ArcGIS Online restants de l’organisation.
- Dans la zone Credits (Crédits), vérifiez le nombre total de crédits restants.
ArcGIS Online repose sur un abonnement annuel dans le cadre duquel vous pouvez choisir plusieurs formules, chacune proposant un nombre défini de membres et de crédits. Les crédits sont la monnaie utilisée dans ArcGIS pour permettre le stockage d’entités et de fichiers, effectuer des analyses, utiliser le contenu Abonné et publier des tuiles. Une application qui interagit avec ArcGIS Online (ArcGIS Pro, par exemple) peut utiliser des crédits. Les outils ArcGIS Online et le stockage que votre organisation utilise déterminent le nombre de crédits consommés. Dans bien des cas, les opérations nécessitant des crédits sont relativement peu coûteuses.
Pour être sûr que votre organisation dispose de suffisamment de crédits jusqu’à la date de renouvellement, vous pouvez en acheter à tout moment. Plus tard, vous allez apprendre des stratégies de gestion des crédits. Ensuite, vous allez vérifier le stockage de données d’entités de votre organisation, qui prend en charge les données d’entités hébergées de votre organisation.
- Dans la zone Organization (Organisation), cliquez sur Feature Data Store.
La fenêtre Feature Data Store (Stockage de données d’entités) s’ouvre.
Cette fenêtre fait état de l’intégrité de votre stockage de données d’entités en indiquant l’espace de stockage actuellement disponible et quand les ressources sont utilisées. Par défaut, les organisations ArcGIS Online contiennent des stockages de données d’entités standard avec 500 Go de stockage.
Si votre organisation a pratiquement utilisé les 500 Go de stockage, vous avez deux options. Vous pouvez supprimer du contenu pour libérer de l’espace ou procéder à une mise à niveau vers un Premium Feature Data Store. Pour savoir laquelle de ces options est la bonne pour votre organisation, vous allez créer un rapport administratif pour voir le contenu de votre organisation.
- Fermez la fenêtre Feature Data Store.
La page Organization (Organisation) présente également des informations relatives aux membres, aux licences et au contenu. Vous y reviendrez plus tard.
Dans cette section, sur la page Overview (Vue d’ensemble), vous avez consulté certaines métriques importantes pour évaluer le statut de votre organisation. Ensuite, vous allez examiner les paramètres de sécurité de votre organisation.
Vérifier les paramètres de sécurité de l’organisation
En tant qu’administrateur de votre organisation, vous pouvez configurer les règles de sécurité du site Web de votre organisation, y compris les paramètres de partage, de recherche et de connexion.
- Le cas échéant, connectez-vous à votre organisation ArcGIS via votre compte d’administrateur.
- Accédez à la page Organization (Organisation) et cliquez sur l’onglet Settings (Paramètres).
- Dans la partie gauche de la page, cliquez sur Security (Sécurité).
Par défaut, les utilisateurs anonymes ne peuvent pas accéder à la page d’accueil de votre organisation. Les visiteurs doivent donc se connecter avec un compte de membre. Le fait de rendre publique la page d’accueil de votre organisation présente des avantages. Par exemple, si vous avez configuré votre page d’accueil pour présenter le contenu public de votre société, vous pouvez la rendre publique pour que vos clients potentiels puissent voir votre portefeuille de projets.
Vous allez définir les paramètres d’accès et d’autorisation pour permettre à quiconque de consulter le site Web de votre organisation. Vous allez également vérifier que les membres de l’organisation peuvent télécharger des applications sous licence dans ArcGIS Online.
Attention :
Vous devez effectuer ce didacticiel avec votre propre organisation ArcGIS Online. Au fil de votre progression dans le didacticiel, vous allez effectuer des mises à jour en direct qui risquent d’avoir un impact sur l’expérience des membres de l’organisation.
- Sous Policies (Stratégies), dans la section Access and permissions (Accès et autorisations), activez l’option Allow anonymous access to your organization’s website (Autoriser l’accès anonyme au site Web de votre organisation).
- Vérifiez que Allow members to download licensed Esri applications (Autoriser les membres à télécharger des applications Esri sous licence) est activé.
Lorsque ce paramètre est activé, les membres de l’organisation peuvent télécharger des applications depuis la page de paramètres. Vous allez accepter les valeurs par défaut pour les autres paramètres de la stratégie d’accès et d’autorisations.
Ensuite, vous allez configurer les paramètres de partage et de recherche de votre organisation.
- Sous Policies (Stratégies), dans la section Sharing and searching (Partage et recherche), désactivez Members who are not administrators can make their content, groups, and profile public (Les membres qui ne sont pas des administrateurs peuvent rendre public leur contenu, leurs groupes et leur profil).
Lorsqu’un élément est partagé publiquement, tous les utilisateurs peuvent le retrouver et y accéder. Puisque vous ne voulez partager avec le public que du contenu officiel, vous allez désactiver l’option qui permet aux membres de partager du contenu avec tout le monde.
Remarque :
Les administrateurs peuvent toujours partager du contenu en dehors de l’organisation.
- Vérifiez que Members can search for content outside the organization (Les membres peuvent rechercher du contenu hors de l’organisation) est activé.
Ce paramètre permet aux membres de l’organisation de rechercher un contenu ArcGIS Online provenant d’autres organisations. Vous allez accepter les valeurs par défaut des autres paramètres de partage et de recherche.
Ensuite, vous allez examiner les paramètres relatifs aux noms d’utilisateur et aux mots de passe que les membres utilisent pour se connecter à l’organisation. Pour les membres disposant de comptes ArcGIS, vous pouvez établir des règles pour déterminer le format et réutiliser la stratégie de leurs mots de passe.
- Dans Sign-in policy (Stratégie de connexion), cliquez sur Manage password policy (Gérer la stratégie de mot de passe).
La fenêtre Manage password policy (Gérer la stratégie de mot de passe) s’ouvre et présente un éventail de règles pour les mots de passe des membres. Vous pouvez définir un nombre minimum de caractères et le type de caractères à utiliser dans les mots de passe. Vous allez définir une règle qui empêche les membres de réutiliser les cinq mots de passe précédents lorsqu’ils réinitialisent leur mot de passe.
- Dans la fenêtre Manage password policy (Mettre à jour la stratégie de mot de passe), activez l’option Users cannot reuse the following number of last passwords (Les utilisateurs ne peuvent pas réutiliser le nombre suivant d’anciens mots de passe). Acceptez la valeur par défaut de 5.
Remarque :
Si vous ne suivez pas le modèle, activez les options correspondant aux besoins de votre organisation.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Vous avez apporté des modifications dans deux des sections Security (Sécurité) de la page. Quelques autres sont décrites ci-dessous. Pour plus d’informations, reportez-vous à la documentation sur la configuration des paramètres de sécurité.
Sous Logins (Identifiants), vous pouvez indiquer que les membres se connectent avec les comptes existants propres à l’organisation (les informations d’identification de connexion d’entreprise ou scolaires, par exemple). Cette approche évite aux membres d’avoir à créer et mémoriser plusieurs noms d’utilisateur pour accéder à des systèmes essentiels. Pour plus d’informations, consultez la documentation sur la configuration de la connexion unique.
Pour une sécurité renforcée, sous Multifactor authentication (Authentification multifacteur), vous pouvez activer l’authentification multifacteur pour leurs comptes ArcGIS.
Sous Trusted servers (Serveurs approuvés), vous pouvez donner accès à des services sécurisés avec l’authentification au niveau du Web. Ces paramètres sont présentés dans un scénario plus complexe que celui de ce didacticiel. Pour plus d’informations sur les sections et options de sécurité, reportez-vous à la documentation sur la configuration des paramètres de sécurité.
Vous avez configuré les paramètres de partage et de recherche de votre organisation ArcGIS, ainsi que les paramètres de la stratégie de mot de passe. Vous avez également découvert d’autres options de sécurité. Vous allez apprendre à surveiller les performances de votre organisation.
Surveiller les performances de votre organisation
Maintenant que vous êtes sûr que rien dans votre organisation ne doit faire l’objet d’une attention immédiate, vous allez générer et planifier un ensemble de rapports administratifs pour savoir comment les membres utilisent l’organisation. Cela va vous permettre de prendre des décisions éclairées sur l’utilisation des crédits, les stratégies de stockage et de partage, et bien plus encore. Les rapports fournissent une vue d’ensemble de tout ce qui se passe dans votre organisation et créent des instantanés de l’activité pour une analyse ultérieure.
- Le cas échéant, connectez-vous à votre organisation ArcGIS via votre compte d’administrateur.
- Accédez à la page Organization (Organisation) et cliquez sur l’onglet Status (Statut).
La page Status (Statut) contient un onglet Dashboard (Tableau de bord) et un onglet Reports (Rapports).
L’onglet Dashboard (Tableau de bord) donne des informations plus approfondies sur certaines rubriques de la page Overview (Vue d’ensemble) (les crédits, le contenu et les membres, par exemple). Ici, vous pouvez consulter les informations relatives à un membre ou à un élément de contenu spécifique.
Pour obtenir une image holistique de tous les membres, éléments et crédits de l’organisation, vous allez générer des rapports. Pour commencer, vous allez créer un rapport sur les éléments pour identifier ceux qui occupent le plus d’espace dans votre feature data store.
- En haut de la page, cliquez sur l’onglet Reports (Rapports).
L’onglet répertorie les rapports existants et inclut des outils permettant de filtrer les rapports et d’en créer de nouveaux.
- Cliquez sur Create report (Créer un rapport) et choisissez Single report (Rapport unique).
La fenêtre Create report (Créer un rapport) s’ouvre. La création d’un rapport unique va immédiatement générer un rapport.
- Pour Report type (Type de rapport), vérifiez que Item (Élément) est sélectionné, puis cliquez sur Create report (Créer un rapport).
Selon le nombre d’éléments dans l’organisation, la génération du rapport peut prendre un certains temps. À l’issue, le rapport apparaît dans l’onglet Reports (Rapports). Outre le rapport unique, vous allez configurer une planification pour générer automatiquement des rapports périodiques.
- Cliquez sur Create report (Créer un rapport) et choisissez Report schedule (Planification des rapports).
Pour les besoins du suivi annuel, il est recommandé de générer des rapports périodiques sur l’organisation pour référence ultérieure.
- Pour Report type (Type de rapport), vérifiez que Item (Élément) est sélectionné. Pour la plage temporelle, choisissez Quarterly (Par trimestre) et vérifiez que la valeur de Start date (Date de début) est le jour actuel.
- Cliquez sur Create schedule (Créer une planification).
- Répétez les étapes 4 à 7 pour créer un rapport Member (Membre) et planifier des mises à jour trimestrielles.
Vous pouvez également générer d’autres rapports en fonction des besoins.
- Dans la fenêtre Reports (Rapports), en regard du rapport Items (Éléments), cliquez sur Download (Télécharger).
Les rapports sont générés sous forme de fichiers .csv.
- Recherchez le rapport dans votre dossier Downloads (Téléchargements) et ouvrez-le.
Le rapport contient des informations relatives à chaque élément de contenu de votre organisation, y compris à qui il appartient, quand il a été créé, combien de vues il contient et la quantité de stockage qu’il requiert.
- Dans la feuille de calcul, sélectionnez Column H, View Counts (Colonne H, Nombre de vues) et triez les colonnes de la plus grande à la plus petite. À l’invite, choisissez Expand the selection (Étendre la sélection).
- Identifiez les ID ou les noms (champ Title [Titre]) des éléments qui sont le plus consultés.
Vous pouvez copier et coller ces informations dans un document pour une utilisation ultérieure.
Les vues sont un moyen de mesurer la popularité ou l’importance de votre contenu. Par exemple, si vous partagez et promouvez le contenu à des fins marketing, le nombre de vues d’éléments peut être un métrique utile pour savoir quels types de contenus ou de rubriques fonctionnent bien auprès de votre auditoire.
- Triez les colonnes J (taille du stockage du fichier) et K (taille du stockage de l’entité) de la plus grande taille à la plus petite et identifiez les ID ou les noms des éléments qui occupent le plus d’espace.
Vous pouvez également copier et sauvegarder ces données pour vous y référer ultérieurement et pour explorer les tendances.
Une fois que vous avez identifié des éléments spécifiques qui pourraient faire l’objet d’une exploration ultérieure, vous pouvez utiliser l’onglet Dashboard (Tableau de bord) de l’onglet Status (Statut) pour un examen plus approfondi. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique de la documentation intitulée Visualiser et générer des rapports sur les statuts. Si vous découvrez que les éléments ne sont plus utilisés, qu’ils ont été remplacés par de nouvelles versions ou qu’ils ne sont plus nécessaires, envisagez de les supprimer pour libérer de l’espace dans votre feature data store.
- Téléchargez et ouvrez le rapport Member (Membre).
Avec ce rapport, vous pouvez suivre l’activité d’un membre. Par exemple, si vous disposez d’un nombre limité d’un certain type d’utilisateur dans votre organisation et que vous remarquez qu’un membre n’a pas été actif dans votre organisation pendant une longue période, vous pouvez envisager de réattribuer ce type d’utilisateur à un autre membre qui en a besoin. Vous pouvez également suivre le nombre d’éléments dont dispose chaque utilisateur, le nombre de crédits qu’un utilisateur a utilisé et d’autres informations.
Dans cette section, vous créez des rapports à la demande et configurez des rapports automatisés qui documentent les crédits trimestriels, le data store et l’appartenance. Vous avez exploré le contenu des rapports et appris à les trier pour afficher les informations essentielles dont vous avez besoin pour gérer votre organisation.
Ensuite, vous allez apprendre à appréhender et gérer les crédits pour votre organisation.
Comprendre la budgétisation des crédits
Les crédits sont la devise utilisée dans ArcGIS pour réaliser des transactions spécifiques et utiliser certains types de stockage, comme le stockage d’entités, pour exécuter des analyses et utiliser du contenu Premium. Le tableau de bord Credits (Crédits) permet de comprendre de la façon la plus granulaire la consommation de crédits dans votre organisation. Même si les rapports que vous avez générés sont très utiles pour comprendre la consommation au niveau de votre organisation, le tableau de bord va plus en profondeur dans les actions spécifiques de consommation de crédits.
- Cliquez sur l’onglet Dashboard (Tableau de bord).
La page Status (Statut) affiche l’onglet Credits (Crédits). Cet onglet indique les membres qui utilisent les crédits de l’organisation et comment ils les utilisent. La période par défaut de rapport des données est de 15 jours.
- Utilisez le diagramme Usage Aggregation by Time (Synthèse d’utilisation dans le temps) pour voir quelle catégorie de consommation de crédits a utilisé le plus de crédits au cours des 15 derniers jours.
Cliquez sur l’une des barres dans le diagramme pour afficher la consommation de crédits à l’heure pour le jour de votre choix.
- Faites défiler le diagramme en anneau Usage Aggregation by Type (Synthèse de l'utilisation selon le type) vers le bas.
- Cliquez sur le segment du diagramme en anneau qui représente la catégorie qui consomme le plus de crédits.
Le diagramme en anneau se met à jour pour afficher les opérations de consommation de crédits dans cette catégorie. Une bonne compréhension des types d’opérations qui consomment le plus de crédits permet de prendre des décisions éclairées quant au nombre de crédits à acheter et à attribuer aux utilisateurs en fonction des types d’analyses ou de contenu auquel ils souhaitent accéder, et quant à la manière de gérer votre contenu (la fréquence de vérification et de suppression des éléments non utilisés, par exemple).
À présent, vous allez vérifier que la budgétisation des crédits et la possibilité pour les membres de vérifier leur propre utilisation des crédits sont activées.
Remarque :
Si Enable credit budgeting tools (Activer les outils de budgétisation des crédits) n’est pas activé, le nombre de crédits que peut utiliser chaque membre est illimité.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Settings (Paramètres). Sur le côté de la page, cliquez sur Credits (Crédits).
La page Credits (Crédits) apparaît.
- Pour Credit allocation (Allocation de crédits), activez Enable credit budgeting tools (Activer les outils de budgétisation des crédits) et Show each member’s available credits on their settings page (Afficher les crédits disponibles de chaque membre sur sa page des paramètres).
Après avoir activé la budgétisation des crédits, vous pouvez définir une allocation par défaut pour l’organisation ou commencer à allouer des crédits aux membres. Vous pouvez également allouer des crédits dans le cadre du processus d’invitation.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Members (Membres).
En regard de chaque membre, Credits Remaining (Crédits restants) indique le nombre de crédits dont dispose chaque membre.
- Pour l’un des membres, dans Credits remaining (Crédits restants), cliquez sur le numéro de crédit.
La fenêtre Set credit allocation (Définir l’allocation de crédits) s’ouvre.
Même si, en tant qu’administrateur, vous pouvez accorder aucune limite de crédits qu’un membre peut dépenser, il est recommandé de laisser cette limite définie. Bien que les outils d’analyse dans Map Viewer comportent des outils d’estimation des crédits, il est possible que des membres utilisent davantage de crédits dans une analyse si, par exemple, ils oublient d’appliquer un filtre aux entités qu’ils sont en train d’analyser, ne définissent pas d’environnement d’analyse et commettent d’autres erreurs.
- Pour Set allocation (Définir l’allocation), saisissez un nombre de crédits et cliquez sur Save (Enregistrer).
Remarque :
L'exemple d’image présenté utilise un budget de 200 crédits. Ce budget repose sur les responsabilités de travail du membre et l‘utilisation classique d’ArcGIS. Vos membres peuvent avoir besoin d’un budget de crédits plus ou moins important en fonction de leurs responsabilités.
Si des membres de l’organisation ne disposent plus de crédits, vous pouvez les redéfinir à tout moment.
Dans cette section, vous avez découvert les crédits et appris à les gérer.
Dans ce didacticiel, vous avez exploré un grand nombre des métriques essentielles qui reflètent les performances de votre organisation. À présent, vous pouvez choisir les sujets ou les tâches à traiter en premier. Pour d’autres ressources relatives à l’administration de votre organisation, reportez-vous à la rubrique de la documentation intitulée Initiation aux tâches administratives ou suivez d’autres didacticiels de la série Administrer votre organisation.
