Administrar los miembros de su organización de ArcGIS Online
Configurar roles personalizados y Opciones predeterminadas para miembros nuevos
Su empresa tiene becarios que se unen durante el verano y que necesitarán cuentas de ArcGIS Online para completar sus proyectos. Para prepararse para el primero de varios grupos, configurará un rol personalizado para que los becarios tengan únicamente los privilegios que necesitan para completar su trabajo. A continuación, definirá opciones predeterminadas para miembros nuevos con el fin de agregar rápidamente a los becarios a su organización. Las opciones predeterminadas para miembros nuevos le permiten configurar los ajustes que se aplicarán automáticamente a los miembros que se unan a su organización, y deben incluir permisos o licencias ampliamente aplicables a los usuarios que tiene previsto agregar.
- Inicie sesión en su organización de ArcGIS con su cuenta de administrador.
- En la cinta, haga clic en Organización y elija la pestaña Configuración. Haga clic en la pestaña Roles de miembro.
Aparece la página Roles de miembro. Enumera todos los roles disponibles actualmente para su organización, incluyendo roles predeterminados y cualquiera que usted u otro administrador haya configurado.
Creará un nuevo rol personalizado para los becarios del verano.
- En la página Roles de miembro, haga clic en Crear rol.
Aparece la ventana Crear rol.
- En la ventana Crear rol, en Nombre, escriba Publicador de becarios del verano.
Puede crear un rol usando un rol existente como punto de partida, o elegir la plantilla que mejor se adapte a las necesidades de los miembros. Los becarios trabajarán en una variedad de proyectos, aunque desea retirar la capacidad para crear teselas.
- En la sección Privilegios del rol, haga clic en Definir a partir de un rol existente.
- En la ventana, elija Publicador y haga clic en Importar configuración.
Se agregan los privilegios asociados con el rol Publicador. Puede personalizar el rol agregando o retirando privilegios.
- En Privilegios generales, expanda Contenido y alterne las opciones Publicar capas de teselas alojadas, Publicar capas de imágenes de teselas alojadas y Publicar capas de imágenes dinámicas alojadas para deshabilitarlas.
- Para Descripción, escriba o pegue Rol de publicador modificado para programa de becarios del verano.
Precaución:
Completará el tutorial utilizando su propia organización de ArcGIS Online. Cuando trabaje con el tutorial, estará haciendo cambios en la organización. Algunos cambios, como la incorporación de nuevos miembros, se realizarán cuando complete el tutorial. Otros cambios se mantendrán, incluyendo la incorporación de un rol personalizado, el cambio a opciones predeterminadas para los nuevos miembros y la incorporación de una categoría de nuevos miembros. - Haga clic en Guardar para guardar el rol personalizado.
El rol personalizado Editor becario del verano se enumera ahora en la página Roles de miembro y puede asignarse a usuarios.
Los roles pueden asignarse cuando esté agregando un miembro a la organización, o pueden asignarse a miembros que ya están en la organización. A continuación, definirá las opciones predeterminadas para miembros nuevos con el fin de asignar el rol de Editor becario del verano y algunas de las licencias que los becarios necesitarán para completar su trabajo.
- Haga clic en Opciones predeterminadas para miembros nuevos.
- En el grupo Rol y tipo de usuario, defina Tipo de usuario en Creador y Rol en Publicador de becarios del verano.
- Para Licencias complementarias, haga clic en Administrar licencias complementarias y seleccione ArcGIS Pro Standard. Haga clic en Guardar.
También puede elegir definir Categorías de miembro y pertenencia a grupo como parte de Opciones predeterminadas para miembros nuevos. Por ahora, no asignará esta configuración porque configurará categorías posteriormente en el tutorial para ordenar los becarios del verano en función de sus asignaciones de equipo.
A continuación, agregará el grupo de becarios.
- En la cinta, haga clic en la pestaña Miembros y elija Invitar a miembros.
Aparece la ventana Agregar miembros.
Para agregar este grupo de becarios, utilizará la opción Agregar miembros sin enviar invitaciones, que le permite crear las cuentas inmediatamente aunque requiere que envíe a los becarios sus credenciales.
La opción Agregar miembros y notificárselo a través del correo electrónico crea una nueva cuenta, aunque no se activará hasta que el usuario acepte la invitación enviada y defina una contraseña.
Finalmente, la opción Invitar miembros a unirse utilizando la cuenta que elijan permite a los usuarios unir una cuenta pública existente de ArcGIS a la organización, agregando su contenido y cualquier otro registro asociado con el usuario.
Nota:
Para utilizar la opción Invitar miembros a unirse utilizando la cuenta que elijan, la cuenta de un usuario no puede asociarse con otra organización y el usuario no puede retirar fácilmente ningún contenido que se agregue a la organización si elige separar su cuenta de la organización en una fecha posterior.
- En la ventana Agregar miembros, asegúrese de que se seleccione Agregar miembros sin enviar invitaciones y haga clic en Siguiente.
- Haga clic en Nuevos miembros a partir de un archivo.
- Descargue member_invite_csv en su carpeta Descargas. Arrástrelo al cuadro Arrastre y suelte o busque un archivo csv (UTF-8) o utilice el botón Examinar para cargar el archivo member_invite_csv.
Nota:
El archivo member_invite_csv es una versión rellenada automáticamente de la plantilla que puede descargar de la página Agregar miembros desde un archivo. Para descargar una plantilla de .csv en blanco para su propia organización, haga clic en Descargar plantilla CSV.
Aparece el panel Revisar y corregir, que muestra cómo aparecerá cada uno de los nuevos miembros en la organización.
- Asegúrese de que la columna Errores de campo no tenga errores y haga clic en Siguiente.
- En el panel Licencias complementarias, asegúrese de que se enumere ArcGIS Pro. Haga clic en Siguiente.
- Haga clic en Agregar miembros.
Ha creado y configurado un rol personalizado para los próximos becarios del verano, ha definido privilegios y licencias predeterminados para este rol personalizado y ha utilizado un archivo de .csv para agregar miembros asignados a este rol a la organización.
A continuación, administrará a los miembros de su organización usando categorías.
Administrar miembros con categorías
Además de los roles personalizados, las categorías pueden utilizarse para ordenar y filtrar miembros de la organización. Mientras que los roles de los miembros están vinculados a permisos de acceso, las categorías de miembros son un método jerárquico más ligero de organización de sus miembros.
En la sección anterior, asignó sus becarios del verano a un rol personalizado para administrar sus privilegios en la organización. En esta sección, creará categorías de miembro basadas en dos equipos con los que los becarios trabajarán para que pueda asegurarse de que estén viendo el contenido correcto.
- En la cinta, en la pestaña Miembros, haga clic en Definir categorías de miembro.
Nota:
Si su organización ya tiene configuradas categorías de miembro, haga clic en Configurar categorías y haga clic en Agregar categoría debajo de la lista de categorías existentes.
Aparece la ventana Configurar categorías de miembro. Las categorías pueden configurarse siempre que tenga sentido para su organización, procesos de negocio, necesidades de datos y mucho más. En este ejemplo, creará categorías para los equipos de su empresa con los que trabajarán los becarios. La categorización de las cuentas de los becarios hará que sean más fáciles de encontrar y procesar en lotes para tareas tales como agregarlos a grupos, compartir contenido y otras tareas.
Nota:
En este ejemplo, está trabajando con cinco usuarios para fines de demostración. Las categorías pueden ser eficaces en organizaciones de cualquier tamaño, aunque pueden hacer que la administración de grandes organizaciones sea especialmente eficiente.
- En la ventana Configurar categorías de miembro, en el cuadro de texto, escriba Planificación sostenible y pulse Intro.
Se crea la categoría de miembro Planificación sostenible.
Puede elegir agregar categorías adicionales o crear subcategorías.
- Haga clic en el botón Agregar categoría y escriba Restauración de los ecosistemas.
- Cierre la ventana Configurar categorías de miembro.
Las categorías que creó se agregan a la lista Categorías.
Ahora puede asignar usuarios a las categorías.
- En el panel Filtros, en el grupo Rol, haga clic en el rol Publicador de becarios del verano para mostrar usuarios con ese rol y haga clic en dos de los usuarios para seleccionarlos.
- Sobre la lista de miembros, haga clic en Categorizar.
Aparece la ventana Categorizar miembros seleccionados.
- En la ventana Categorizar miembros seleccionados, seleccione la categoría Planificación sostenible y haga clic en Hecho.
El equipo con el que trabaja ha categorizado dos de las cinco cuentas de becario.
- Categorice las tres cuentas de becario restantes con la categoría Restauración de los ecosistemas.
Ha creado categorías de nuevos miembros y ha asignado cuentas de usuario con el rol de Editor becario del verano a las nuevas categorías.
A continuación, administrará licencias complementarias para sus usuarios.
Administrar licencias complementarias
Ya proporcionó a los becarios acceso a ArcGIS Pro cuando los agregó a la organización. Ahora personalizará aún más las licencias que tienen disponibles. Los becarios en el equipo Planificación sostenible necesitarán acceso a la aplicación de ArcGIS GeoPlanner para completar un proyecto.
ArcGIS Online se utiliza para la provisión de licencias a aplicaciones de ArcGIS, incluyendo ArcGIS Pro, ArcGIS Business Analyst y otras. Como los roles, las licencias pueden asignarse cuando se agrega el usuario a la organización o cambiarse después de que el usuario sea un miembro.
- En la pestaña Miembros, seleccione la categoría Planificación sostenible para mostrar los dos miembros.
- Seleccione las dos cuentas de miembros. Haga clic en Administrar licencias complementarias.
Aparece la ventana Administrar licencias complementarias. Esta ventana muestra las licencias disponibles para los miembros que ha seleccionado y lo que ya tienen asignado. Para obtener una vista más detallada de las licencias de su organización, puede utilizar la pestaña Licencias.
- En la ventana Administrar licencias complementarias, en Aplicaciones, seleccione ArcGIS GeoPlanner y haga clic en Guardar.
Ha agregado licencias complementarias de ArcGIS GeoPlanner a usuarios en la categoría Planificación sostenible. También puede administrar licencias para usuarios individuales y para toda la organización.
Administrar contenido de miembros
Como administrador, puede cambiar la propiedad del contenido dentro de su organización. Esto puede resultar útil para mover contenido a una cuenta corporativa oficinal para uso compartido externo, para transferir trabajo en curso a compañeros y en muchos otros casos. En este caso, el equipo potencial del Becario 1 le ha permitido conocer que están asignando un proyecto particular y le gustaría rellenar automáticamente la cuenta del becario con algún contenido que necesitará para empezar. Guardará un mapa y lo moverá a la cuenta del becario.
Sugerencia:
También puede reasignar contenido a la cuenta de un usuario desde la pestaña Miembros.
- En la cinta, haga clic en la pestaña Mapa.
Se abre un mapa en blanco. Guardará el mapa y lo transferirá a la cuenta del becario.
- En la barra de herramientas Contenido (oscura), haga clic en Guardar y abrir y seleccione Guardar como.
- En la ventana Guardar mapa, en Título, escriba Mapa de proyecto de becario.
- En Verano, escriba o pegue Iniciar mapa para proyecto del Becario1 y haga clic en Guardar.
El mapa se guarda en su cuenta.
- En la barra de herramientas Contenido, haga clic en Propiedades del mapa. En el panel Propiedades del mapa, haga clic en Detalles del elemento.
Se abre la página del elemento del mapa en una nueva pestaña.
- En la página Elemento, en Propietario, haga clic en Cambiar propietario.
- En la ventana Cambiar propietario, en Nuevo propietario de elemento, busque y seleccione Summer_Intern 1. Haga clic en Guardar.
Ahora el mapa pertenece a Becario1 del verano y estará disponible para dicho becario cuando inicie sesión en su cuenta de ArcGIS Online para comenzar a trabajar.
Eliminar miembros
Una vez que los becarios hayan finalizado sus prácticas del verano con la empresa, es el momento de retirarlos de la organización. Por motivos de seguridad, y debido a que es probable que desee reasignar su tipo de usuario a alguien más, retirará las cuentas de los becarios. Si los becarios han iniciado sesión en las cuentas, su primer paso sería deshabilitar las cuentas que ya no están activas hasta que pueda evaluar cualquier contenido que los becarios han creado. Los miembros no pueden eliminarse si tienen licencias asignadas o contenido propio o grupos, por lo que los retirará antes de la eliminación. A continuación, retirará las cuentas de becarios de la organización para volver a abrir los puestos.
- En la cinta, haga clic en la pestaña Organización y posteriormente en Miembros.
- En Filtros, en Rol, haga clic en el rol Publicador de becarios del verano para mostrar los cinco miembros.
Sugerencia:
Se recomienda deshabilitar las cuentas cuando alguien ya no necesite acceder a su organización. La deshabilitación de la cuenta asegurará que no puedan iniciar sesión en la organización para ver o editar contenido mientras decide qué hacer con el contenido y grupos que posee la cuenta.
Ya que no puede deshabilitar cuentas que nunca se han activado, pasará a la eliminación.
- En Becario 1 del verano, junto a Rol, haga clic en Más y elija Eliminar miembro.
Aparece la ventana Eliminar miembro. Esta ventana y las que siguen le permiten comprobar el acceso de Esri, transferir la propiedad de cualquier contenido o grupos que posee el miembro y retirar cualquier licencia que evitaría la eliminación de la cuenta.
Primeramente, transferirá el contenido del becario. Puede elegir a cualquiera de su organización para que reciba este contenido, como por ejemplo el mentor del becario u otros en su equipo de proyecto. Por ahora, lo agregará a su cuenta.
- En Antes de eliminar este miembro, ¿cómo le gustaría gestionar su contenido y grupos?, confirme que Transferir contenido y grupos está seleccionado y haga clic en Siguiente.
- En Transferir, en Nuevo propietario, busque y seleccione su cuenta de administrador.
A continuación, comprobará el acceso de Esri. Al permitir el acceso de Esri, como lo hizo cuando creó la cuenta del becario, proporciona al usuario acceso a algunos recursos fuera de la organización, como por ejemplo Formación de Esri y Esri Community.
Nota:
Si no retira el acceso de Esri de la cuenta antes de eliminarla de su organización, la cuenta se convierte de una cuenta de organización a una cuenta pública. Aunque la cuenta pública no tendrá ningún acceso a su organización, aún está disponible para utilizarla con recursos web de Esri, como por ejemplo My Esri y Esri Community.
Si la cuenta que se va a retirar tiene un nombre de usuario que incluye el nombre o marca de la empresa, considere retirar el acceso de Esri antes de la eliminación.
- Asegúrese de que la casilla Mantener acceso a Esri no esté activada.
Ahora está preparado para eliminar la cuenta del becario.
- Haga clic en Eliminar miembro.
Aparece el cuadro de diálogo Eliminar miembro. En función de cuántos elementos, grupos y licencias tenga el miembro, esto puede tardar algún tiempo.
Una vez completado el proceso, volverá a la página Miembros.
- Repita el proceso para eliminar las otras cuatro cuentas de becario.
Una vez que las cuentas desaparezcan, los becarios habrán sido retirados y podrá reasignar los tipos de usuarios.
En este tutorial, aprendió estrategias para agregar, categorizar y eliminar miembros.
