Primeros pasos de la administración de la organización
Dado que va a hacerse cargo de la administración de una organización ya existente, en primer lugar deberá revisar algunos de los indicadores clave de estado de la organización para decidir sobre qué centrarse primero y cómo priorizar sus tareas administrativas.
Utilice la página Organización para comprobar el estado de la organización
Primero, iniciará sesión en su cuenta organizativa de ArcGIS como administrador y revisará la página Organización. La página Organización es una ubicación única para ver algunas de las métricas críticas de estado de la organización. Para garantizar el acceso ininterrumpido de todos los miembros a la organización mientras usted se convierte en administrador, deberá anotar dos datos disponibles en esta página: la fecha de renovación y el presupuesto de crédito.
- Inicie sesión en su organización de ArcGIS con su cuenta de administrador.
- En la cinta, haga clic en la pestaña Organización.
Aparece la página Organización. Uno de los primeros puntos que hay que revisar en esta página general es la fecha de renovación de la cuenta.
- En la casilla Organización, verifique la Fecha de renovación.
Las suscripciones suelen durar un año. Para asegurarse de que sus miembros tienen acceso a los datos, recursos de análisis y otras herramientas que necesitan, renueve la organización en la fecha de renovación indicada o antes de dicha fecha.
A continuación, revisará los créditos de ArcGIS Online que todavía tiene la organización.
- En la casilla Créditos, verifique el total de créditos restantes.
ArcGIS Online se basa en una suscripción anual que ofrece un conjunto de planes. Cada uno de ellos tiene asignado un número de miembros y de créditos. Los créditos son la moneda que se usa en ArcGIS y se pueden emplear en obtener entidades, almacenar archivos, realizar análisis, usar contenido de suscriptor o publicar teselas. Cualquier aplicación que interactúe con ArcGIS Online, como ArcGIS Pro, puede usar créditos. El número de créditos consumidos se determinará en función del almacenamiento y de las herramientas de ArcGIS Online que se usen en su organización. En muchos casos, las actividades que consumen créditos incurren en un coste relativamente bajo.
Debe asegurarse de que su organización dispone de créditos suficientes para llegar a la fecha de renovación, aunque puede adquirir créditos en cualquier momento. Más adelante, aprenderá estrategias para administrar los créditos. A continuación, comprobará el data store de entidades de su organización, que admite los datos de entidades alojados de su organización.
- En la página Organización, en la pestaña Descripción general, haga clic en Data store de entidades.
Aparece la ventana Data store de entidades.
Esta ventana informa sobre el estado de su data store de entidades, y muestra tanto el espacio de almacenamiento disponible en ese momento como en qué momento se están utilizando los recursos. De forma predeterminada, las organizaciones de ArcGIS Online incluyen data stores de entidades estándar de 500 GB de almacenamiento.
Si su organización está a punto de utilizar 500 GB de almacenamiento, tiene dos opciones. En primer lugar, puede eliminar contenido para liberar espacio, o puede actualizar a un data store de entidades premium. Para ayudarle a decidir cuál de estas opciones es la adecuada para su organización, más adelante creará un informe administrativo para ver el contenido de su organización.
- Cierre la ventana Data Store de entidades.
La página Organización también muestra información sobre los miembros, las licencias y los contenidos.
A través de la página Descripción general, ha revisado algunas métricas clave para evaluar el estado de su organización. A continuación, revisará la configuración de seguridad de su organización.
Compruebe la configuración de seguridad de la organización
Como administrador de la organización, puede configurar políticas de seguridad para el sitio web de su organización; por ejemplo, los ajustes para compartir contenido, realizar búsquedas o iniciar sesión.
- Si es necesario, inicie sesión en su organización de ArcGIS con su cuenta de administrador.
- Vaya a la página Organización y haga clic en la pestaña Configuración.
- Haga clic en Seguridad.
De manera predeterminada, los usuarios anónimos no pueden acceder a la página inicial de una organización; es decir, los visitantes deben iniciar sesión con una cuenta de miembro. Hacer pública la página de inicio de su organización tiene sus ventajas. Por ejemplo, si ha configurado su página de inicio para mostrar el contenido de cara al público de su empresa, puede hacerla pública para que los posibles clientes puedan ver su cartera de proyectos.
Establecerá la configuración de acceso y permisos para que cualquiera pueda ver el sitio web de su organización.
Precaución:
Completará el tutorial utilizando su propia organización de ArcGIS Online. Cuando trabaje con el tutorial, estará haciendo actualizaciones en vivo que pueden impactar en la experiencia de los miembros de la organización.
- En Políticas, en la sección Acceso y permisos, active Permitir el acceso anónimo al sitio web de la organización.
- Asegúrese de que la opción Permitir que los miembros descarguen aplicaciones de Esri con licencia esté seleccionada.
Activar esta opción permite a los miembros de la organización descargar aplicaciones desde su página de perfil de usuario. Acepte los valores predeterminados de la configuración de las políticas restantes.
A continuación, configure las opciones de uso compartido y búsqueda de su organización.
- En Políticas, en la sección Uso compartido y búsquedas, desactive la opción Los miembros pueden hacer públicos su contenido, grupos y perfil.
Si un elemento se comparte de forma pública, todo el mundo podrá encontrarlo y acceder a él. Como queremos asegurarnos de que solo se comparta el contenido autorizado con el público, deshabilite la opción que permite a los miembros compartir con todo el mundo.
Nota:
Los administradores aún podrán compartir contenido fuera de la organización.
- Asegúrese de que la opción Los miembros pueden buscar contenido fuera de la organización esté activada.
Activar esta opción permite a los miembros de la organización buscar contenido de ArcGIS Online desde otras organizaciones. Acepte los valores predeterminados de las configuraciones de búsqueda y de uso compartido restantes.
A continuación, revisará la configuración relacionada con los nombres de usuario y las contraseñas que los miembros utilizan para iniciar sesión en la organización. Para los miembros con cuentas de ArcGIS, puede establecer reglas que establezcan la política de formato y de reutilización de las contraseñas.
- En Política de inicio de sesión, haga clic en Administrar política de contraseñas.
Aparece la ventana Administrar la política de contraseñas con distintas reglas para las contraseñas de los miembros. Puede establecer una longitud mínima y qué tipo de caracteres se requieren en las contraseñas. A continuación, veremos cómo establecer una regla que impida que los miembros repitan sus cinco últimas contraseñas cuando restablezcan la contraseña.
- En la ventana Administrar política de contraseñas, active Los usuarios no pueden reutilizar el siguiente número de contraseñas pasadas. Acepte el valor predeterminado de 5.
Nota:
Si no está siguiendo el ejemplo, active las opciones que satisfagan las necesidades de su organización.
- Haga clic en Guardar.
Hay un número de otras opciones de seguridad.
En Inicios de sesión puede especificar que los miembros deben iniciar sesión con cuentas corporativas existentes específicas de la organización, como, por ejemplo, las credenciales de inicio de sesión de su empresa o del centro educativo. De esta forma, no es necesario que los miembros creen y recuerden varios nombres de usuario para acceder a los principales sistemas. Para obtener más información, consulte la documentación sobre cómo configurar un inicio de sesión único.
En Autenticación multifactor puede habilitar autenticación multifactor para cuentas de ArcGIS de miembros para lograr mayor seguridad.
En Servidores de confianza puede proporcionar acceso a servicios que están asegurados con autenticación de nivel web. Esta configuración está pensada para un escenario más complejo que el de este tutorial. Para obtener más información, consulte Configurar los ajustes de seguridad.
Ha configurado los parámetros de seguridad, uso compartido y búsqueda, y la política de contraseñas de su organización ArcGIS. A continuación, aprenderá a supervisar el rendimiento de su organización.
Supervise el rendimiento de su organización
Ahora que se ha asegurado de que no hay nada en la organización que necesite atención inmediata, generará y programará un conjunto de informes administrativos que le ayudarán a realizar un seguimiento del uso que hacen los miembros de la organización. Esto le permitirá tomar decisiones informadas sobre el uso de los créditos, las políticas de almacenamiento y uso compartido, etc. Los informes son muy útiles para hacerse una idea de todo lo que ocurre en su organización y crear instantáneas de esa actividad para su posterior análisis.
- Si es necesario, inicie sesión en su organización de ArcGIS con su cuenta de administrador.
- Vaya a la página Organización y haga clic en la pestaña Estado.
La página Estado contiene una pestaña Cuadro de mando y una pestaña Informes.
La pestaña Cuadro de mando proporciona información más exhaustiva sobre algunos de los temas indicados en la página Descripción general, como los créditos, el contenido y los miembros. Aquí puede revisar la información manualmente, lo que resulta útil si desea ver información detallada sobre un miembro o un elemento de contenido concreto.
Para obtener una visión global de los miembros, elementos y créditos de la organización, generará informes. El elemento de informe le permitirá ver específicamente los elementos que ocupan más espacio en su data store de entidades.
- En la parte superior de la página, haga clic en la pestaña Informes.
- Haga clic en Crear informe y seleccione Informe único.
Al crear un único informe se generará inmediatamente un informe.
- En Tipo de informe, asegúrese de que la opción Elemento esté seleccionada y haga clic en Crear informe.
Dependiendo del número de elementos de la organización, el informe puede tardar unos instantes en completarse. Una vez terminado, el informe aparecerá en la pestaña Informes. Además del informe único, también podrá programar la generación automática de informes periódicos.
- Haga clic en Crear informe y seleccione Programación de informes.
A efectos de seguimiento anual, se recomienda generar informes periódicos sobre la organización para su posterior consulta.
- En Tipo de informe, asegúrese de que la opción Elemento esté seleccionada. Para el rango de tiempo, elija Trimestralmente y asegúrese de que el valor de Fecha de inicio sea la fecha actual.
- Haga clic en Crear programación.
- Repita los pasos 4 a 7 para crear un informe de Miembro y programar actualizaciones trimestrales.
También puede generar otros informes según sea necesario.
- En el panel Informes, junto al informe Elementos, haga clic en Descargar.
Los informes se generan en un archivo con formato .csv.
- Localice el informe en la carpeta Descargas y ábralo.
El informe contiene información sobre cada contenido de su organización, incluido quién es el propietario, cuándo se creó, cuántas visitas recibe y cuánto almacenamiento requiere.
- En la hoja de cálculo, seleccione la columna H, Recuento de visitas, y ordene la columna de mayor a menor. Si se le solicita, seleccione Expandir la selección.
- Copie el ID o el nombre de los elementos que reciben más visitas.
Las visitas son una forma de medir la popularidad o importancia de su contenido. Por ejemplo, si está compartiendo y promocionando contenidos con fines de marketing, el recuento de visualizaciones de elementos puede ser una métrica útil para saber qué tipos de contenidos o temas están funcionando bien entre su audiencia.
- Ordene las columnas J y K de mayor a menor y copie los ID o nombre de los artículos que ocupan más espacio de almacenamiento.
Una vez que identifique varios elementos específicos en los que desee profundizar, puede utilizar la pestaña Cuadro de mandos de la pestaña Estado para profundizar en elementos individuales. Si los elementos ya no se utilizan, han sido sustituidos por versiones más recientes o no son necesarios, considere la posibilidad de eliminarlos para liberar espacio en el almacén de datos de entidad.
- Descargue y abra el informe Miembro.
Con este informe puede realizar un seguimiento de la actividad de los miembros. Por ejemplo, si tiene un número limitado de un determinado tipo de usuario en su organización y observa que un miembro lleva mucho tiempo sin participar activamente en la organización, puede plantearse reasignar ese tipo de usuario a otro miembro que lo necesite. También puede hacer un seguimiento de cuántos elementos tiene cada usuario, cuántos créditos ha utilizado y otros tipos de información.
Ha configurado informes automatizados que documentan la información trimestral sobre créditos, almacenamiento de datos y miembros de su organización. Ha analizado qué contienen los informes y cómo ordenarlos para ver la información más importante que necesita para realizar el mantenimiento de su organización.
A continuación, verá cómo comprender y administrar los créditos de su organización.
Comprender el presupuesto de créditos
Los créditos son la moneda que se utiliza en ArcGIS y que se consumen para determinadas transacciones y tipos de almacenamiento como, por ejemplo, almacenar entidades, realizar análisis y utilizar contenido Premium. La forma más detallada de comprender el consumo de créditos en su organización es el panel de créditos. Aunque los informes que generó fueron útiles para comprender el consumo con respecto a la organización, el cuadro de mando profundiza en las acciones específicas que consumen créditos.
- Haga clic en la pestaña Cuadro de mando.
La página Estado se abre en la pestaña Créditos. Esta pestaña muestra cómo están siendo utilizados los créditos de la organización y qué miembros los utilizan. Por defecto, el periodo para el que se comunican los datos es de 15 días.
- Utilice el gráfico Agregación de uso de créditos por hora para ver qué categoría de consumo de créditos se ha llevado el mayor número de créditos en los últimos 15 días.
Al hacer clic en cualquiera de las barras del gráfico de agregación de uso por hora, se muestra el consumo de créditos por horas del día seleccionado.
- Desplácese hacia abajo en el gráfico circular Agregación de uso por tipo.
- Haga clic en el segmento del gráfico circular que representa la categoría que consume más créditos.
El gráfico circular se actualiza para mostrar un desglose de las operaciones que consumen crédito dentro de esa categoría. Si sabe qué tipos de operaciones consumen más créditos, podrá tomar decisiones informadas sobre cuántos créditos comprar, cuántos asignar a los usuarios en función de los tipos de contenidos analíticos o de suscripción a los que necesiten acceder, y cómo administrar sus contenidos, por ejemplo, con qué frecuencia comprobar y eliminar los elementos no utilizados.
Para habilitar el presupuesto de créditos y permitir que sus miembros comprueben su propio uso créditos, deberá asegurarse de que estas opciones estén habilitadas.
Nota:
Si la opción Habilitar herramientas para presupuestar créditos no está activada, los miembros no tienen límite en cuanto a la cantidad de créditos que pueden utilizar.
- En la cinta, haga clic en la pestaña Configuración. Haga clic en el botón Créditos.
- Para Asignación de créditos, active las opciones Habilitar herramientas para presupuestar créditos y Mostrar los créditos disponibles de cada miembro en su página de configuración.
Tras habilitar la presupuestación de créditos, puede configurar una asignación predeterminada para la organización o empezar a asignar créditos a los miembros. También puede asignar créditos como parte del proceso de invitación.
- En la cinta, haga clic en la pestaña Miembros.
Junto a cada miembro, la opción Créditos restantes muestra cuántos créditos tiene cada miembro.
- Para uno de los miembros, en Créditos restantes, haga clic en el número de créditos.
Aparece la ventana Definir asignación de créditos.
Aunque usted, como administrador, puede optar por no poner límite a los créditos que el miembro puede gastar, se recomienda que mantener este límite. Aunque las herramientas de análisis de Visor de mapas disponen de herramientas de estimación de créditos, los miembros pueden utilizar más créditos de los previstos en un análisis si, por ejemplo, olvidan aplicar un filtro a las entidades que están analizando, no configuran un entorno de análisis que desean, y otros errores.
- En Definir asignación, especifique un número de créditos y haga clic en Guardar.
Nota:
En la imagen de ejemplo se utiliza un presupuesto de 200 créditos. Este presupuesto se basa en las responsabilidades laborales del miembro y en el uso típico de ArcGIS. Es posible que sus miembros necesiten un presupuesto de crédito mayor o menor en función de cuáles sean sus responsabilidades.
Si algún miembro de la organización se queda sin créditos, puede restablecerlos en cualquier momento.
Ahora que ha visto muchas de las métricas clave sobre el rendimiento de su organización, puede decidir en qué temas o tareas centrarse primero. Para encontrar más recursos para administrar su organización, consulte Introducción a la administración y otros recursos de documentación.
